hallituksen kokouksen 1/2009 pöytäkirja

Läsnä:
Markus Heimonen (puheenjohtaja)
Henri Lönn, jäsen (varapuheenjohtaja)
Mikko Hyppölä, jäsen
Mikko Ikola, jäsen
Elina Kekki, jäsen
Anna Keskinen, jäsen
Lauri Neuvonen, jäsen
Mikko Sjöberg, jäsen
Jussi Valtonen, jäsen

Teemu Halme, pääsihteeri (kokouksen sihteeri)
1.    Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 9.58.
2.    Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3.    Kokoustoimihenkilöiden valinta
Puheenjohtaja kutsui kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi Keskisen ja Neuvosen.
4.    Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen
Päätös    Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslista (liite 4), johon oli lisätty kohdaksi 7.1: ”Hallituksen valitsemien henkilöiden nimittäminen kyläsenaattiin, asuntotoimikuntaan ja tilakehitystoimikuntaan.”
5.    Ilmoitusasiat
TKYH päätti merkitä tiedokseen seuraavaa:
5.1    Teekkarijaoston pöytäkirja 31/2008 17.12.2008 (liite 5.1)
6.    Hallintoasiat
6.2    Kellojen synkronointi (Heimonen)
Koska myöhästyminen ja ajasta erehtyminen aiheuttaa helposti vaivaa ja hankaluuksia yhteisiä asioita hoidettaessa, on tällaiset epämiellyttävät ongelmat pyrittävä eliminoimaan. Koska väärään aikaan tuleminen on pääsääntöisesti ongelmallista vain silloin, kun aika on väärä suhteessa toisten ihmisten paikallaoloaikaan, tulee ensisijaisesti varmistaa että kaikilla hallituksen jäsenillä on käytössään sama aika.
Päätös    TKYH päätti synkronoida kellonsa ja noudattaa Hallituksen aikaa koko vuoden. Tarvittaessa kellot synkronoidaan uudestaan aina hallituksen puheenjohtajan kellon mukaan.
6.3    Hallituksen kokouskäytäntö (Heimonen)
Hallituksen kokouskäytännöt on koottu hallinto-ohjeeseen.
Hallituksen työjärjestyksessä (4§) todetaan seuraavaa hallituksen kokoontumisesta: ”Hallitus kokoontuu puheenjohtajansa tai tämän ollessa estynyt tai esteellinen varapuheenjohtajansa kutsusta lukukausien aikana vähintään kerran kahdessa (2) viikossa ellei ylioppilaskunnan säännöistä tai tästä työjärjestyksestä muuta johdu. Opiskelijoiden yli seitsemän (7) päivää pitkän yhtäjaksoisen lomakauden aikana hallitus kokoontuu tarpeen vaatiessa. Mikäli vähintään kaksi (2) hallituksen jäsentä sitä hallituksen puheenjohtajalta kirjallisesti pyytää, on hallitus kutsuttava koolle lukukausien aikana viiden (5) ja opiskelijoiden yli seitsemän (7) päivää kestävän yhtäjaksoisen lomakauden aikana kymmenen (10) päivän kuluessa pyynnön todisteellisesta esittämisestä.
Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on yli puolet (1/2) sen jäsenistä, heidän joukossaan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, ja jos kaikille hallituksen jäsenille on kokouksesta tiedotettu. Hallitus päättää pääasiallisen kokoontumispaikkansa ja -aikansa toimikautensa alussa.
Edelleen todetaan (5§) esityslistasta seuraavaa: ”Pääsihteeri vastaa yhdessä hallituksen puheenjohtajan kanssa esityslistan laatimisesta. Hallituksen kokouksessa otetaan käsiteltäväksi esityslistalle merkityt asiat. Muu kuin esityslistalle merkitty asia voidaan ottaa käsiteltäväksi, mikäli hallitus kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä niin päättää.”
Käytännössä hallituksen jäsenet ja sihteerit ovat lisänneet itse esityslistalle tulevat asiat sihteeristön verkkolevyllä (työtila) avoimena olevaan esityslistaan. Jokainen huolehtii itse siitä, että muotoilut ja liitteet ovat kunnossa. Liitteet toimitetaan valmiiksi numeroituina yksipuolisina nitomattomina kopioina suunnittelusihteerille ja mahdollisuuksien mukaan tallennetaan työtilaan esityslistan yhteyteen. Esityslistalle tulevat asiat tulee lisätä avoinna olevaan esityslistaan kokousviikon tiistaihin klo 16 mennessä. Pääsihteeri voi antaa yksittäisissä poikkeustapauksissa luvan lisätä yksittäisen asian listalle myöhemmin.
Hallituksen työjärjestys toteaa pöytäkirjantarkastamisesta (7 §) mm. seuraavaa: ”Hallitus valitsee kaksi (2) hallituksen läsnä olevaa jäsentä pöytäkirjan tarkastajiksi, minkä ohella kokouksessa läsnä olleet hallituksen jäsenet voivat tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa hallituksen kokouksessa. Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa hallituksen kokouksessa. Pöytäkirja tulee tarkastaa neljäntoista (14) päivän kuluessa kokouksesta.”
Pöytäkirjantarkastuksessa hallituksen jäsenet ovat tehneet mahdolliset korjaukset pääsihteerin laatimaan pöytäkirjaan, joka löytyy työtilasta samasta paikasta kuin esityslistatkin.
Päätös    Hallituksen kokoukset alkavat torstaisin klo 8.30. Erillisiä kokouskutsuja lähetetään vain siinä tapauksessa, jos kokousaika poikkeaa ennalta sovitusta. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti Sihteeristön isossa neuvotteluhuoneessa.
6.4    Myöhästymissanktiot (Heimonen)
Asioiden sujuvuuden ja yleisen kohteliaisuuden vuoksi aamukouluissa ja kokouksissa on syytä olla ajallaan tai ilmoittaa ajoissa poissaoloistaan ja mahdollisesta myöhästymisestään. Moraalin kohottamiseksi TKYH pitää hyvänä määrätä myöhästymisestä tai muusta häiriöstä erillinen korvaus.
Päätös    TKYH päätti, että keskiviikon aamukoulusta tai torstain kokouksesta myöhästymisestä seuraa myöhästymismerkintä. Joka toisesta myöhästymisestä sekä yhdestäkin ilmoittamatta tapahtuvasta poissaolosta myöhästyjä joutuu tarjoamaan hallitukselle Alexander Lagerstedt-tasoisen aamupalan.

Lisäksi TKYH päätti, että hallituksen jäsenen puhelimen sointi, piippaus tai värinä maksaa yhden euron ja lisäksi puhelimeen vastaaminen ilman, että on ennalta ilmoittanut odottavansa tärkeää puhelua, maksaa yhden euron. Taskussa tapahtuvaa puhelimen värinää ei huomioida. Kertyneiden varojen käytöstä päätetään myöhemmin.

TKYH päätti velvoittaa hallituksen jäsen Hyppölän ja hänen ollessaan estynyt Ikolan pitämään kirjaa myöhästymisistä, aamupaloista ja puhelinmaksuista.
6.5    Hallituksen jäsenten tehtäväjako vuonna 2009 (Heimonen)
TKYE on valinnut TKY:n hallituksen vuodelle 2009. TKYH järjestäytyy ja päättää sektorijaostaan ensimmäisessä kokouksessaan.
Päätös    TKYH päätti jäsentensä tehtäväjaosta seuraavaa:

Henri Lönn        varapuheenjohtaja
Mikko Hyppölä        viestintä ja tietotekniikka
Mikko Ikola        teekkarikylä- ja järjestöasiat
Elina Kekki        sosiaalipoliittiset asiat ja liikunta
Anna Keskinen        koulutuspoliittiset asiat
Lauri Neuvonen        teekkariasiat ja palvelut
Mikko Sjöberg        kansainväliset asiat
Jussi Valtonen        korkeakoulupoliittiset asiat
6.6    Hallituksen isännän / emännän valinta (Heimonen)
Silloin tällöin hallitus saa tilaisuuden isännöidä erilaisia vierailuja. Vieraiden kestitsemiseksi on hallituksen hyvä nimetä keskuudestaan isäntä / emäntä vastaamaan vierailutilaisuuksien ruokahuollosta.
Päätös    TKYH päätti valita isännäksi Henri Lönnin ja emännäksi Anna Keskisen.
6.7    Hallituksen baarimestarin valinta (Heimonen)
Sisäisesti virkistäytyessään nauttii TKYH silloin tällöin erilaatuisia juomia. Jotta virkistäytymisen tulos olisi ihanteellinen, tarvitaan säätelytoimintoa hoitamaan järjestelmällinen ja luotettava ihmistuntija baarimestariksi.
Hallituksen baarimestari valitsee TKY:lle vuoden kuohuviinin, jota TKY:n tulee suosia kuohuviinihankinnoissaan.
Päätös    TKYH päätti valita baarimestariksi Lauri Neuvosen.
6.8    Hallituksen lukkarin valinta (Heimonen)
Ylioppilaskuntaa edustaessaan hallitus kykenee useasti saamaan ansaittua kunnioitusta innokkaalla laulannalla. Jotta hallituksen yhteislaulutaito hioutuisi huippuunsa, ja jotta laulu tarpeen tulleen aina esitettäisiin, on syytä valita hallitukselle lukkari.
Päätös    TKYH päätti valita lukkarikseen Jussi Valtosen.
6.9    Hallituksen bonussektoreiden vastuiden jakaminen (Heimonen)
Hallinto-ohje kokoaa sellaisia bonus-sektoreita jotka eivät suoranaisesti kuulu kenellekään tietylle hallituksen jäsenelle, mutta joiden hoitoon tarvitaan joku vastuullinen. Lisäksi pyrittäessä tuomaan TKY:n näkemys esille erilaisissa asioissa on TKYH:n perusteltua nimetä erilliset vastuuhenkilöt kullekin alueelle.
Ylioppilaskuntien piirissä tehdään paljon työtä kehitysyhteistyö-, kuntavaikuttamis-, ympäristö- ja yritysyhteistyöasioiden piirissä. Perinteisesti joku hallituksen jäsen on toiminut myös jatkuvuustoimikunnan ja DIAS-killan sihteerinä. Lisäksi liikunta-asiat ovat kuuluneet vaihtelevasti vuosittain eri hallituksen jäsenelle.
Päätös    TKYH päätti nimetä kuntavaikuttamis-, ympäristö-, alumniasioille ja yritysyhteistyölle sekä Tekniikan akateemisten liiton yhteistyölle seuraavat vastuuhenkilöt ja lisäksi jatkuvuustoimikunnan sihteeriksi:
AYY-asiat    Henri Lönn
Kuntavaikuttaminen    Mikko Ikola
Kiltaneuvosto    Henri Lönn
Ympäristöasiat    Mikko Ikola
Kehitysyhteistyö    Mikko Sjöberg
Yritysyhteistyö    Mikko Hyppölä
Alumnitoiminta    Lauri Neuvonen
Tekniikan akateemisten liitto    Henri Lönn
Jatkuvuustoimikunnan sihteeri    Henri Lönn
Liikunta-asiat    Elina Kekki
Sääntövaliokunta    Mikko Ikola
Kaksikielisyys    Mikko Sjöberg
6.10    Jaostojen perustaminen ja jaostojen puheenjohtajien nimittäminen (Heimonen)
Hallituksen työjärjestyksen 11§ mukaan hallitus valitsee avukseen edunvalvontajaoston, teekkarijaoston ja kyläjaoston. Jaostot ovat hallituksen alaisia ja ne toimivat hallituksen linjausten mukaisesti. Jaostot raportoivat hallitukselle toiminnastaan.
Hallitus voi työjärjestyksen 12§ mukaan tarvittaessa perustaa muitakin jaostoja ja työryhmiä. Näiden tehtävistä ja toiminnasta sekä yhteyshenkilönä toimivasta hallituksen jäsenestä tai toimihenkilöstä hallitus päättää jaostoa tai työryhmää perustettaessa. Hallitus nimittää jaostojen ja työryhmien jäsenet sekä puheenjohtajan. Jaosto valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan.
TKYH 2006 valmisteli muutoksen edunvalvontajaostoon, jolloin jaoston korvasivat erilliset kopo-jaosto ja kv-jaosto. TKYH 2008 totesi, ettei erilliselle kopo-jaostolle ole varsinaisesti tarvetta vaan vastaavat asiat voidaan hoitaa opintoneuvoston kautta. Lisäksi vuoden 2007 kylädemokratiauudistus teki erillisen kyläjaoston tarpeettomaksi, koska vastaavia asioita hoitaa kyläsenaatti. On syytä pohtia onko syytä poistaa mainitut kaksi sääntömääräistä jaostoa hallituksen työjärjestyksestä heti kevään 2009 ensimmäisessä edustajiston kokouksessa.
Päätös    TKYH päätti nimetä seuraavat henkilöt sääntömääräisten jaostojen puheenjohtajiksi ja perustaa kv-jaoston ja nimittää sille puheenjohtajan seuraavasti:
Edunvalvontajaosto        Anna Keskinen
KV-jaosto        Mikko Sjöberg
Teekkarijaosto         Lauri Neuvonen
Kyläjaosto        Mikko Ikola
6.11    Teekkarijaoston nimittäminen (Neuvonen)
Teekkarijaoston (TJ) jäsenet järjestävät suuren osan TKY:n näkyvästä toiminnasta. TJ:ssa käsitellään sen osa-alueiden toimintaa, ja kuullaan tilannetiedotuksia siitä mitä kunkin toimijan vastuualueella tapahtuu.
Hallitus nimittää teekkarijaoston. Hallituksen jäsen Lauri Neuvonen sekä järjestösihteeri Nina Vilja  sekä liikuntasihteeri Sonja Sahlsten ovat haastatelleet ehdokkaita, joita oli 18 kpl.
Päätös    TKYH päätti nimittää teekkarijaoston jäseniksi seuraavat henkilöt:

Puheenjohtaja        Lauri Neuvonen
Teekkarikulttuurisihteeri    Mika Tarhala        sihteeri
Fuksimajuri        Otto Vehviläinen    Wappuun asti
Fuksitoimikunnan puheenjohtaja    Arjo Laukia
IE-tirehtööri        Sini Kinnunen
ISO-tirehtööri        Henna Mattila
KV-ISO-tirehtööri        Heikki Harju
Lakinlaskijaistirehtööri    Aleksi Wallenius
Wapputirehtööri        Laura Laukkanen
Teekkarikulttuuritirehtööri    Saara Hyrkkö
Kulttuuritirehtööri        Panu Santasalo
Liikuntatirehtööri        Lauri Töllikkö
Polyteekkarimuseon intendentti    Jukka Viljanen
6.12    Heimosen ottaminen pöydältä (Halme)
TKYH päätti kokouksessaan 35/2008 jättää Heimosen pöydälle ja ottaa muutoksitta käsittelyyn seuraavassa kokouksessa.
Heimonen on mahdollisesti esteellinen käsittelemään asiaa, koska hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa ylioppilaskunnan edun kanssa.
Päätös    TKYH päätti siirtää Heimosen pöydältä lattian kautta tuolille. Heimonen ei osallistunut asian käsittelyyn.
6.13    Talousjohtajan sijaisuusjärjestelyt (Halme, liitteet 6.13.1–6.13.2)
Nykyisen talousjohtajan työaikajärjestelyt saattavat vaatia tilapäisiä sijaisuusjärjestelyitä vuoden 2009 aikana. Asia on esitelty yksityiskohtaisesti liitteessä 6.13.1.
Päätös    TKYH päätti valtuuttaa puheenjohtajan ja talousjohtajan allekirjoittamaan liitteen 6.13.2 mukaisen sopimuksen talousjohtajan mahdollisista sijaisuusjärjestelyistä.
6.14    Talousjohtajan rekrytoinnin aloittaminen (Halme)
Nykyinen talousjohtaja on ilmoittanut jäävänsä eläkkeelle viimeistään kuluvan vuoden lopussa. Talousjohtajan rekrytointi on pitkähkö prosessi, joka on syytä aloittaa hyvissä ajoin. Lisäksi ylioppilaskuntien yhdistyminen tuo jatkuvuuden ja pätevän henkilön rekrytointiin omat haasteensa. Uuden talousjohtajan rekrytointi on tehtävä yhteistyössä Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnan ja Taideteollisen korkeakoulun ylioppilaskunnan kanssa, jotta muodostuvalle Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalle voidaan rekrytoida pätevä talousjohtaja.
Päätös    TKYH päätti aloittaa neuvottelut Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnan ja Taideteollisen korkeakoulun ylioppilaskunnan kanssa Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan talousjohtajan rekrytoinnista.
6.15    TKY:n ehdokas SYL:n järjestöllisen strategian uudistamista varten perustettavaan työryhmään (Halme, liite 6.15)
Suomen ylioppilaskuntien liitto ry (SYL) on pääsihteerinsä välityksellä pyytänyt ylioppilaskunnilta ehdotuksia perustettavaan liiton järjestöllisen strategian uudistamista varten perustettavaan työryhmään (liite 6.15). Hallituksen puheenjohtaja ja pääsihteeri ovat valmistelleet asiaa ja esittävä, että hallitus esittäisi liitolle valittavaksi työryhmään tekn. yo Tuukka Elorannan, jolla on monipuolinen järjestöllinen kokemus ja näkemystä ylioppilaskuntien toiminnan kehittämisestä. Eloranta on toiminut mm. TKY:n hallituksen teekkarivastaavana vuonna 2007 ja vuonna 2008 Opiskelijoiden liikuntaliiton puheenjohtajana, jolloin hän johti merkittävää järjestöllisen rakenteen uudistamisprosessia liitossa.
Päätös    TKYH päätti esittää, että Suomen ylioppilaskuntien liitto ry:n hallitus nimittäisi tekn. yo Tuukka Elorannan SYL:n järjestöllisen strategian uudistamista varten perustettavaan työryhmään.
7.    Asumis-, kylä ja kiinteistöasiat
7.1     Hallituksen valitsemien henkilöiden nimittäminen kyläsenaattiin, asuntotoimikuntaan ja tilakehitystoimikuntaan.
Kyläsenaatti on TKYH:n alainen toimielin, joka saa asuntoloiden asukkailta valtuutuksensa olla asukkaiden edustaja ylioppilaskunnan toiminnassa. Asuntoloiden hallinto-ohjesäännön 3§ mukaan TKYH nimeää kyläsenaattiin puheenjohtajan ja enintään kolme (3) muuta jäsentä asukkaiden valitsemien kuuden-yhdeksän (6-9) jäsenen lisäksi. Kyläsenaatti hoitaa Teekkarikylässä asukastoimikunnan tehtäviä sekä mm. huolehtii Teekkarikylästä ja sen asumisviihtyvyydestä.
Asuntotoimikunta on kyläsenaatin alainen toimikunta. Kyläsenaatin työjärjestyksen 9§ mukaan asuntotoimikunnassa on kolme (3) kyläsenaatin ja kolme (3) ylioppilaskunnan hallituksen valitsemaa jäsentä. Puheenjohtaja on yksi hallituksen valitsemista ja varapuheenjohtaja yksi kyläsenaatin valitsemista jäsenistä. Lisäksi TKYH nimeää toimikunnalle äänivallattoman sihteerin. Asuntotoimikunnan tehtävänä on mm. päättää asukkaiden valinnan sekä asumisoikeuden tarkistamisen periaatteista ja menettelytavoista asumisen ohjesäännön puitteissa ja käsitellä päätäntävaltaansa kuuluvat asukkailta tulleet asumiseen liittyvät valitukset, anomukset ja esitykset.
Tilakehitystoimikunta on kyläsenaatin alainen toimikunta, johon kuuluu Kyläsenaatin työjärjestyksen 12§ mukaan kolme (3) kyläsenaatin valitsemaa jäsentä ja kolme (3) TKYH:n valitsemaa jäsentä, joista yksi toimii toimikunnan puheenjohtajana ja yksi sihteerinä. Toimikunta voi lisäksi kutsua äänivallattomiksi jäsenikseen asiantuntijoita. Tilakehitystoimikunta mm. päättää, mitä tiloja annetaan muuhun käyttöön ja mitä palautetaan asuntolatoiminnan tarpeisiin, sekä vastaa ylioppilaskunnan järjestötoiminnan tilojen kehittämisestä.
Päätös    TKYH päätti nimetä seuraavat henkilöt kyläsenaattiin ja sen alaisiin toimikuntiin:

Mikko Ikola        Kyläsenaatti, puheenjohtaja
Lotta Funck        Kyläsenaatti

Asuntotoimikunta
Elina Kekki        puheenjohtaja
Mikko Ikola        jäsen
Lotta Funck        jäsen

Asuntotoimikunnan sihteerin tehtäviä hoitaa asuntotoimiston työntekijä.

Tilakehitystoimikunta
Mikko Ikola        puheenjohtaja
Nina Vilja        jäsen, sihteeri
Lotta Funck        jäsen
8.    Korkeakoulu- ja opintoasiat
8.1    Tiedekuntakohtaisten halopedvastaavien valinta ja halopedtyöryhmän puheenjohtajan valinta (Keskinen)
Halopedtoimintaa uudistetaan vuonna 2009 nykyistä organisoituneemmaksi vastaten tiedekuntauudistuksen ja Aalto-yliopiston mukanaan tuomiin muutoksiin. Tavoitteena on tiivistää tiedekuntien sisäistä yhteistyötä sekä helpottaa tiedonkulkua ylioppilaskuntaan. Siksi ylioppilaskunnalle haettiin tiedekuntakohtaisia halopedvastaavia. Haku oli auki 8.12.–14.12.2008. Jokaisesta tiedekunnasta tuli yksi hakemus.
Päätös    TKYH päätti valita Elektroniikan, tietoliikenteen ja automaation tiedekunnan halopedvastaavaksi Janne Peltolan, Kemian ja materiaalitekniikan tiedekunnan halopedvastaavaksi Minna Väkevän, Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunnan halopedvastaavaksi Markus Yläsen ja Informaatio- ja luonnontieteiden tiedekunnan halopedvastaavaksi Ville Valtavirran. Lisäksi TKYH päätti valita Ville Valtavirran halopedtyöryhmän puheenjohtajaksi.
11.    Teekkariasiat
11.1    Lakinkäyttölupien myöntämisvallan siirtäminen Teekkarijaostolle (Neuvonen)
Pysyväispäätöksessä 29 sanotaan seuraavaa:
"Hallitus päättää vuoden alussa siitä, antaako se lakinkäyttölupien myöntämisvallan hallituksen jaostolle. Jaoston päätöksistä voi luvan anoja valittaa TKY:n hallitukselle, joka käsittelee valituksen."
Vuonna 2008 TKYH helpotti toimintaansa jakamalla lakinkäyttölupien myöntämisvallan Teekkarijaostolle. Jaoston sihteeri toimittaa tiedon myönnetyistä lakinkäyttöluvista hallitukselle tiedoksi.
Päätös    TKYH päätti siirtää lakinkäyttölupien myöntämisvallan Teekkarijaostolle toimikautensa ajaksi.
15.    Muut esille tulevat asiat
Muita asioita ei noussut esille.
16.    Kokouksen päättäminen
Hallituksen puheenjohtaja päätti kokouksen kello 10.10.
Markus Heimonen    Teemu Halme
Puheenjohtaja    Sihteeri
Anna Keskinen    Lauri Neuvonen
Pöytäkirjantarkastaja    Pöytäkirjantarkastaja
Liiteluettelo:
Liite 4    Esityslista
Liite 5.1    Teekkarijaoston pöytäkirja 31/2008
Liite 6.13.1    Talousjohtajan sijaisuusjärjestelyt
Liite 6.13.2    Sopimus talousjohtajapalveluista
Liite 6.15    SYL:n pääsihteerin sähköposti koskien SYL:n järjestöllisen strategian uudistamista