hallituksen kokouksen 2/2009 pöytäkirja

Läsnä:
Markus Heimonen (puheenjohtaja)
Henri Lönn, jäsen (varapuheenjohtaja)
Mikko Hyppölä, jäsen
Mikko Ikola, jäsen
Elina Kekki, jäsen
Anna Keskinen, jäsen
Lauri Neuvonen, jäsen
Mikko Sjöberg, jäsen
Jussi Valtonen, jäsen

Teemu Halme, pääsihteeri (kokouksen sihteeri)
1.    Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 9.55.
2.    Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3.    Kokoustoimihenkilöiden valinta
Puheenjohtaja kutsui kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi Ikolan ja Kekin.
4.    Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen
Päätös    Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslista (liite 4).
5.    Ilmoitusasiat
TKYH päätti merkitä tiedokseen seuraavaa:
5.2    Kyläsenaatin pöytäkirja 20/2008 17.12.2008 (liite 5.2)
6.    Hallintoasiat
6.2    Kutsu Opiskelijoiden liikuntaliiton 85. vuosijuhlaan 31.1.2009 (liite 6.2)
Päätös    TKYH päätti lähettää Opiskelijoiden liikuntaliiton 85. vuosijuhlaan 31.1.2009 Elina Kekin ja Sonja Sahlstenin.
6.3    Kutsu Åbo Akademiska Studentkårenin 90. vuosijuhlaan 21.2.2009 (liite 6.3)
Päätös    TKYH päätti lähettää Åbo Akademiska Studentkårenin 90. vuosijuhlaan 21.2.2009 Henri Lönnin ja Jussi Valtosen.
6.4    Kutsu Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan 102. vuosijuhlaan 7.2.2009 (liite 6.4)
Päätös    TKYH päätti lähettää Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan 102. vuosijuhlaan 7.2.2009 Mikko Hyppölän ja Mikko Ikolan.
6.5    Kutsu Kymenlaakson osakunnan 76. vuosijuhlaan 28.2.2009 (liite 6.5)
Päätös    TKYH päätti lähettää Kymenlaakson osakunnan 76. vuosijuhlaan 28.2.2009 tervehdyksen.
6.6    Kutsu Sähköinsinöörikillan 88. Potentiaalin Tasaukseen 14.2.2009 (liite 6.6)
Päätös    TKYH päätti lähettää Sähköinsinöörikillan 88. Potentiaalin Tasaukseen 14.2.2009 Lauri Neuvosen ja Elina Kekin.
6.7    Kutsu Karjalaisen Osakunnan 104. vuosijuhlaan 28.2.2009 (liite 6.7)
Päätös    TKYH päätti lähettää Karjalaisen Osakunnan 104. vuosijuhlaan 28.2.2009 tervehdyksen.
6.8    Kutsu Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan 41. vuosijuhlaan 21.2.2009 (liite 6.8)
Päätös    TKYH päätti lähettää Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan 41. vuosijuhlaan 21.2.2009 Anna Keskisen.
6.9    Kutsu Vasa Nationin 101. vuosijuhlaan 21.2.2009 (liite 6.9)
Päätös    TKYH päätti lähettää Vasa Nationin 101. vuosijuhlaan 21.2.2009 tervehdyksen.
6.10    Ehdokkaiden nimeäminen 22.–23.5.2009 järjestettävälle ylioppilasliikkeen maanpuolustuskurssille (liite 6.10)
Päätös    TKYH päätti ehdottaa 22.–23.5.2009 järjestettävälle ylioppilasliikkeen maanpuolustuskurssille kaikkia hallituksen jäseniä.
7.    Asumis-, kylä ja kiinteistöasiat
7.1    Edustajan nimeäminen Arkkitehtuuriklubin majasäätiöön vuodelle 2009 (Halme)
Arkkitehtuuriklubin Majasäätiö on vuonna 1935 perustettu säätiö. Säätiön tehtäviä ovat Majan ylläpito sekä taata arkkitehtikillan jäsenille puitteet teknillistä ja taiteellista rakennusharjoittelua, virkistäytymistä, lepoa sekä urheilutoimintaa varten. Säätiön toimielimenä on hallitus, johon kuuluu viisi jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on yksi vuosi. Säätiön hallituksessa on perinteisesti toiminut yksi TKY:n edustaja. Vuonna 2008 TKY:n edustajana on toiminut kyläsihteeri Annina Stadius.
Päätös    TKYH päätti nimetä TKY:n edustajaksi Arkkitehtuuriklubin Majasäätiön hallitukseen kyläsihteeri Lotta Funckin vuodeksi 2009.
7.2    Kyläsenaatin kokoonpanon täydentäminen vuodelle 2009 (Ikola)
Kyläsenaatti on TKYH:n alainen toimielin, joka saa asuntoloiden asukkailta valtuutuksensa olla asukkaiden edustaja ylioppilaskunnan toiminnassa. Asuntoloiden hallinto-ohjesäännön 3§ mukaan TKYH nimeää kyläsenaattiin puheenjohtajan ja enintään kolme (3) muuta jäsentä asukkaiden valitsemien kuuden–yhdeksän (6–9) jäsenen lisäksi. Kyläsenaatti hoitaa Teekkarikylässä asukastoimikunnan tehtäviä sekä mm. huolehtii Teekkarikylästä ja sen asumisviihtyvyydestä.
Päätös    TKYH päätti täydentää kyläsenaatin kokoonpanoa ja nimetä Nina Viljan kyläsenaattiin vuodelle 2009.
8.    Korkeakoulu- ja opintoasiat
8.1    Opiskelijoiden edustukset TKK:n työryhmissä ja toimikunnissa (Keskinen, liite 8.1)
Ylioppilaskunnilla on oikeus nimetä opiskelijaedustajat yliopistonsa toimielimiin Yliopistolain perusteella. Opiskelijat valitsevat keskuudestaan ehdokkaat, joiden nimityksen ylioppilaskunnan edustajisto ja hallitus vahvistavat.
Korkeakoulun työryhmien ja toimikuntien edustajat vahvistaa TKY:n hallitus.
Päätös    TKYH päätti valita TKK:n työryhmiin ja toimikuntiin henkilöt liitteen 8.1 mukaan.
8.2    TKY:n edustusten täydentäminen Aalto-yliopiston valmisteluorganisaatiossa (Valtonen)
TKY, KY ja TOKYO ovat marraskuussa nimittäneet Aalto-korkeakoulusäätiön pyynnöstä opiskelijaedustajat Aalto-yliopiston valmisteluorganisaatioon. Ylioppilaskunnat ovat tuolloin neuvotelleet asiasta ja jakaneet vastuun tarvittavien paikkojen täyttämisestä keskenään. Osaan edustuksista oli valittu TKY:n hallitusvastaavia toimikautensa loppuun asti. Vuoden vaihduttua näille paikoille tulee nimetä uudet edustajat.
Päätös    TKYH päätti esittää Aalto-yliopiston muutosorganisaatioon seuraavia opiskelijaedustajia korvaamaan kyseisissä työryhmissä tehtävänsä vuodenvaihteessa lopettaneet henkilöt.

Fokusalueet: Referenssiryhmä            Jussi Valtonen
Opetus: Referenssiryhmä            Anna Keskinen
Yhteiskunnallinen vuorovaikutus: Ydinryhmä        Mikko Ikola
Hallinto ja palvelut, byrokratian välttäminen: Yhteisöpalvelut     Mikko Sjöberg
Hallinto ja palvelut, byrokratian välttäminen: Infrastruktuuripalvelut     Mikko Ikola
9.    Kansainväliset asiat
9.1    TKY:n edustajan nimittäminen SUNTU-konferenssiin (Sjöberg)
SUNTU, Student Unions of the Nordic Technical Universities, kokoontuu Reykjavikissa 20.–22.2.2009. SUNTU:n kuuluvat Pohjoismaiset sekä Tallinna tekniikan alan ylioppilaskunnat ja se kokoontuu kahdesti vuodessa. Perinteisesti konferenssiin on lähetetty kv-vastaava sekä toinen kopovastaava, mutta tänä vuonna TKY on budjetoinut matkan vain yhdelle edustajalle. Kokouksessa käytäneen läpi ainakin SEFI:n opiskelijastrategiaa, mutta tarkemmasta asialistasta ei ole vielä tietoa.
Päätös    TKYH päätti nimetä Mikko Sjöbergin TKY:n edustajaksi SUNTU-konferenssiin.
12.    Järjestöasiat
12.1    OtaKoppi -yhdistyksen hakemus ensimmäiseen rekisteriin (Ikola, liite 12.1)
OtaKoppi on 19.11.2008 perustettu yhdistys, jonka tarkoituksena on edistää pesäpallotoimintaa Teknillisen korkeakoulun opiskelijoiden piirissä. Yhdistys hakee TKY:n yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin. Sääntövaliokunta on käsitellyt yhdistyksen säännöt (liite 12.1) kokouksessaan 9/2008 ja todennut, että ne täyttävät ensimmäiseen rekisteriin kuulumisen kriteerit.
Päätös    TKYH päätti esittää edustajistolle, että se lisäisi OtaKopin TKY:n yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin.
13.    Viestintäasiat
13.1    Polyteekkari-lehden linjan päivittäminen vuodelle 2009 (Hyppölä, liite 13.1)
Polyteekkarin linjan hyväksyy edustajisto. Linja käsittelee lehden journalistista hallintoa, linjaa, toimintakäytäntöjä.
Polyteekkarin toimitusneuvoston asiantuntijajäsenien osanotto on vaihtelevaa henkilöiden muiden työkiireiden johdosta. Neuvoston koon kasvattaminen mahdollistaa ryhmän tehokkaan toiminnan, vaikka osa jäsenistä ei pääsekään yksittäiseen kokoukseen paikalle. TKY:n edustajapaikkojen kasvattaminen yhdellä parantaa viestintäyhteyttä edustajiston ja jäsenistön suuntaan.
Kohtaan ” Polyteekkarin tärkein ja ensisijainen tarkoitus on kertoa ja keskustella TKY:n piirissä ja Otaniemen tiedeyhteisössä tapahtuvista asioista” loppuun lisätään sanat ”hyvässä teekkarihengessä”, taaten lehden myönteisen teekkariasenteen säilymisen.
Päätös    TKYH päätti esittää liitteen 13.1 mukaista Polyteekkarin uudistettua linjaa vuodelle 2009 hyväksyttäväksi edustajistolle.
13.2    Esitys edustajistolle Polyteekkari-lehden toimitusneuvoston jäsenistä (Hyppölä)
Polyteekkarilla on TKY:n edustajiston asettama toimitusneuvosto, joka tukee lehden toimituskuntaa työssään ja valvoo lehden linjan toteutumista sekä hyvän journalistisen tavan noudattamista. Toimitusneuvosto antaa palautetta toimitukselle ja tarvittaessa tarkentaa lehden linjaa sekä neuvoo toimitusta.
Toimitusneuvosto muodostuu puheenjohtajasta, 3–6 asiantuntijajäsenestä sekä 2-3 TKY:n edustajasta.
Päätös    TKYH päätti esittää edustajistolle, että se nimittäisi Polyteekkari-lehden toimitusneuvostoon vuodelle 2009 seuraavat henkilöt:

Tomi Saarinen (puheenjohtaja)
Harri Leinikka (asiantuntija)
Esa Mäkinen (asiantuntija)
Juha Stjärnstedt (asiantuntija)
Mikko Torikka (asiantuntija)
Juhani Mykkänen (asiantuntija)
Mikko Hyppölä (TKY:n edustaja)
Paula Partanen (TKY:n edustaja)
NN (TKY:n edustaja, edustajisto valitsee keskuudestaan)
14.    Tietotekniikka-asiat
14.1    Opiskelijaedustajan nimeäminen TKK:n, HSE:n ja TaiK:n yhteisen tietohallinon johtoryhmään (Hyppölä)
Teknillinen korkeakoulu, Helsingin kauppakorkeakoulu ja Taideteollinen korkeakoulu ovat sopineet IT-toimintojensa väliaikaisesta yhdentämisestä Innovaatioyliopiston valmisteluvaiheen (1.1.2008–31.12.2009) ajaksi. TKK ja HSE yhdentävät IT -toimintansa siten, että yliopistoille luodaan Innovaatioyliopiston valmisteluvaiheen ajaksi yhteinen IT -strategia ja yhteinen tietohallinnon johto
Yliopistoille muodostetaan yhteinen tietohallinnon johtoryhmä. Johtoryhmässä tulee olla edustettuna molemmissa yliopistoissa oleva alan asiantuntemus sekä IT-käyttäjien ja opiskelijoiden edustus. Johtoryhmään on myös mahdollista nimittää ulkopuolisia riippumattomia edustajia. Puolet tietohallinnon johtoryhmän jäsenistä asettaa kummankin yliopiston rehtori kaksivuotiseksi toimikaudeksi. Tietohallinnon johtoryhmässä puhetta johtaa vuoden kerrallaan aluksi TKK:n, sitten HSE:n rehtorin määräämä puheenjohtaja.
Päätös    TKYH päätti esittää TKY:n hallituksen viestintä- ja tietotekniikkavastaava Mikko Hyppölää TKK:n, HSE:n ja TaiK:n yhteisen tietohallinnon johtoryhmän opiskelijaedustajaksi.
14.2    Opiskelijaedustajan nimeäminen TKK:n, HSE:n ja TaiK:nyhteisen IT-palvelukeskuksen johtokuntaan (Hyppölä)
Teknillisellä korkeakoululla, Helsingin kauppakorkeakoululla ja Taideteollisella korkeakoululla on yhteinen IT-palvelukeskus, mikä on yliopistojen yhteinen erillislaitos. IT-palvelukeskusta hallinnoivana yliopistona on TKK ja sen hallinnossa noudatetaan TKK:n henkilöstöpoliittista linjaa, taloussääntöä sekä TKK:n hallinnosta, taloudenhoidosta, suunnittelusta ja seurannasta antamia määräyksiä ja ohjeita. Osa IT-palvelukeskuksen henkilöstöstä on kuitenkin palvelussuhteessa HSE:uun tai TaiK:uun ja heidän suhteensa noudatetaan näiden korkeakoulujen henkilöstöpoliittista linjaa ja muita henkilöstöhallintoon liittyviä ohjeita.
IT -palvelukeskuksen tehtävänä on
    1. huolehtia kummankin yliopiston tietoteknisistä palveluista
    2. huolehtia it-palvelujen kehittämisestä.
IT-palvelukeskusta johtaa sen johtokunta, johon kuuluu 8–12 henkilöä, ja sen johtaja. Johtokunnassa tulee olla edustettuna molemmissa yliopistoissa oleva asiantuntemus sekä IT-käyttäjien ja opiskelijoiden edustus molemmista yliopistoista. Johtokuntaan on mahdollista nimittää ulkopuolisia riippumattomia edustajia. Lisäksi johtokuntaan kuuluu laitoksen henkilökunnan keskuudestaan valitsemat henkilöt, yksi molemmista yliopistoista.
Johtokunnan tehtävänä on
    1. päättää IT-palvelukeskuksen toiminnan linjauksista
    2. tehdä esitykset IT-palvelukeskuksen toiminta- ja taloussuunnitelmista ja
    3. tehdä esitys IT-palvelukeskuksen johtajan viran täyttämisestä tai sen väliaikaisesta hoitamisesta.
Päätös    TKYH päätti esittää Mikko Ikolaa TKK:n, HSE:n ja TaiK:n yhteisen IT-palvelukeskuksen johtokunnan opiskelijaedustajaksi.
15.    Muut esille tulevat asiat
Muita asioita ei noussut esille.
16.    Kokouksen päättäminen
Hallituksen puheenjohtaja päätti kokouksen kello 10.02.
Markus Heimonen    Teemu Halme
Puheenjohtaja    Sihteeri
Mikko Ikola    Elina Kekki
Pöytäkirjantarkastaja    Pöytäkirjantarkastaja
Liiteluettelo:
Liite 5.2    Kyläsenaatin pöytäkirja 20/2008 17.12.2008
Liite 6.2    Kutsu Opiskelijoiden liikuntaliiton 85. vuosijuhlaan
Liite 6.3    Kutsu Åbo Akademiska Studentkårenin 90. vuosijuhlaan
Liite 6.4    Kutsu Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan 102. vuosijuhlaan
Liite 6.5    Kutsu Kymenlaakson osakunnan 76. vuosijuhlaan
Liite 6.6    Kutsu Sähköinsinöörikillan 88. Potentiaalin Tasaukseen
Liite 6.7    Kutsu Karjalaisen Osakunnan 104. vuosijuhlaan
Liite 6.8    Kutsu Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan 41. vuosijuhlaan
Liite 6.9    Kutsu Vasa Nationin 101. vuosijuhlaan
Liite 6.10    Pyyntö nimetä ehdokkaat 22.–23.5.2009 järjestettävälle ylioppilasliikkeen maanpuolustuskurssille
Liite 8.1    Esitys TKK:n työryhmiin ja toimikuntiin valittavista henkilöistä
Liite 12.1    OtaKoppi-yhdistyksen säännöt
Liite 13.1    Polyteekkarin linja 2009