Hallituksen kokouksen 13/2008 pöytäkirja

Läsnä:
Christian Peltonen (puheenjohtaja)
Juuso Laatikainen, jäsen (varapuheenjohtaja)
Petri Heikkinen, jäsen
Markus Heimonen, jäsen
Sebastian Knight, jäsen
Katariina Nyman, jäsen
Lauri Reiman, jäsen
Anni Sarvaranta, jäsen    
Petri Valkama, jäsen

Teemu Halme, pääsihteeri (kokouksen sihteeri)
1.    Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 8.58.
2.    Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3.    Kokoustoimihenkilöiden valinta
Puheenjohtaja kutsui kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi Heikkisen ja Knightin.
4.    Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen
Päätös    Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslista (liite 4) täydennettynä kohdalla 6.4 (liite 5.1.
5.    Ilmoitusasiat
TKYH päätti merkitä tiedokseen seuraavaa:
5.5    Lakinkäyttöluvat
5.5.1. TKY:n hallituksen puheenjohtaja on myöntänyt lakinkäyttöluvan kahdelle lakinkäyttöön oikeutetuille Sitsimiesliiton edustajalle heidän vastaanottaessaan vieraita Chalmersin yliopistosta perjantaina 4.4.2008.
5.5.2. TKY:n hallituksen puheenjohtaja on myöntänyt lakinkäyttöluvan lakinkäyttöön oikeutetuille fuksikapteenille ja rastinpitäjille Athenen ja Prodekon yöjäynään ajalle klo 14.00-24.00.
5.5.3. TKY:n hallituksen puheenjohtaja on myöntänyt lakinkäyttöluvan kuudelle lakinkäyttöön oikeutetulle henkilölle Sähköinsinöörikillan lehden Sössön julkistamistilaisuuteen 17.4. klo 11.00-13.00.
6.    Hallintoasiat
6.2    Pellen rahaston stipendin myöntäminen (Halme, liite 6.2)
Pellen rahasto on yksi Teekkarirahaston alarahastoista ja sitä hoidetaan TKY:n sijoituspoolissa. Pellen rahaston säännöt määräävät seuraavaa:
1 §
Rahaston nimi on Pellen rahasto ja se toimii Teekkarirahaston alarahastona. Sen peruspääoman on lahjoittanut teollisuusneuvos Pehr "Pelle" Sommar. Pehr Sommar on Puunjalostajakillan kunniajäsen ja toiminut aktiivisesti useita vuosia Puunjalostajakillan hyväksi mm. järjestämällä excursioita.
2 §
Rahastosta myönnetään vuosittain apurahoja Teknillisen korkeakoulun Puunjalostustekniikan koulutusohjelmassa opiskeleville Puunjalostajakillan jäsenille. Apurahan myöntämisperusteena käytetään ensisijaisesti hakijan aktiivista toimintaa Puunjalostajakillassa tai Teknologföreningissä. Lisäksi otetaan huomioon hakijan opintomenestys.
5 §
Apurahan jaosta päättää Teekkarirahaston hallitus saatuaan sitä ennen Puunjalostajakillan raadin suosituksen apurahan saajista. Puunjalostajakillan raati kuulee Puunjalostajakillan Oltermannia ja lisäksi Pehr (Pelle) Sommaria, Gretel Ramsayta tai heidän määrämänsä edustajaa. Rahaston tuotosta vähintään 50% suositellaan jaettavaksi vuosittain apurahana.
Puunjalostajakilta on muotoillut liitteen 6.2 mukaisen esityksen Pellen stipendin saajaksi.
Päätös    TKYH päätti myöntää Pellen rahaston 500 euron suuruisen stipendin liitteen 6.2 mukaisesti.
6.3    Edustajan valtuuttaminen Oy Ohrahuhdantie 2:n varsinaiseen yhtiökokoukseen (liite 6.3)
TKY:n sijoituspoolin kiinteistösijoituksissa on osuus Oy Ohrahuhdantie 2:nkiinteistöosakeyhtiössä.
Päätös    TKYH päätti valtuuttaa kiinteistöpäällikkö Esa Markkasen edustamaan ylioppilaskuntaa Oy Ohranhuhdantie 2:n 29.4.2008 pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
6.4    SELL-tapahtumakoordinaattorin työsuhteen ehtojen päivittäminen (Halme
SELL-kisaprojektissa on ilmennyt tarve kasvattaa tapahtumakoordinaattorin viikottaista työaikaa toukokuun ajaksi.
Päätös    TKYH päätti muuttaa kisaorganisaation pyynnössä SELL-tapahtumakoordinaattorin Katja Arpalon työsuhteen ehtoja niin, että aikavälillä 2.5-31.5.2008 hänen työaikansa on 30 h / vk ja palkka 1200 euroa / kk.
8.    Korkeakoulu- ja opintoasiat
8.1    Opiskelijoiden edustukset TKK:n työryhmissä ja toimikunnissa (Sarvaranta)
Rehtorin 6.3.2008 antaman päätöksen mukaan Korkeakoulujen arviointineuvoston (KKA) auditointia koskeva päätös edellyttää laadunvarmistusjärjestelmän edelleen kehittämistä. Sitä edellyttää myös vuoden 2008 alussa käyttöön otettu uusi tiedekuntamalliin perustuva organisaatio, jonka käyttöönotossa yksi tärkeä tavoite on ollut keskeisten toimintatapojen yhtenäistäminen ja turhan työn karsiminen. Yhtenäisten lomakkeiden laatimista ja prosessien yhtenäistämisen valmistelua varten perustetaan työryhmä, jonka puheenjohtajana toimii suunnittelija Johanna Söderholm opintotoimistosta. Tiedekuntia pyydetään nimeämään työryhmän jäseniksi edustajan kustakin tiedekunnasta. Lisäksi työryhmään kuuluu laatukoordinaattori Kirsi Eulenberger-Karvetti, sekä sähköisen asioinnin projektinvetäjä Ville Laukkanen. Työryhmä valitsee keskuudessaan sihteerin. Ylioppilaskuntaa on pyydetty nimeämään edustaja työryhmään.
Päätös    TKYH päätti nimittää tekn. yo. Erik Falleniuksen Opintohallinnon yhtenäiset lomakkeet - työryhmään.
8.2    Teekkaritoiminta- ja opintostipendien myöntäminen (Sarvaranta, liite 8.2)
TKY jakaa vuosittain stipendejä opinnoissaan menestyneille ja ylioppilaskuntatoiminnassa aktiivisille jäsenilleen. Vuonna 2008 teekkaritoimintastipendejä myönnetään yhteensä 20 kappaletta (10*600 euroa ja 10*300 euroa) ja opintostipendejä 10 kappaletta (10*600 euroa). Koska kaksi korkeamman luokan teekkaritoimintastipendin saajista on aiemmin saanut alemman luokan stipendin, myönnetään kahdelle ylimääräiselle alemman luokan stipendit yli jäävästä rahasta. Stipendihakemuksia ovat esikäsitelleet hallituksen jäsenet Anni Sarvaranta ja Petri Heikkinen sekä teekkari- ja kulttuurisihteeri Mika Tarhala.
Päätös    TKYH päätti myöntää teekkaritoiminta- ja opintostipendit liitteen 8.2 mukaisesti.
9.    Kansainväliset asiat
9.1    IAESTE-kesäsihteerien palkkaaminen (Halme)
TKYH päätti kokouksessaan 9/2008 palkata IAESTE-kesäsihteeriksi Janike Heimosen, jonka palkan TKY laskuttaa sopimuksen mukaan Evtek-ammattikorkeakoululta, TKK:n maksaman sihteerin palkkaus jätettiin seuraavaan kokoukseen, koska alkuperäinen ensisijainen haastateltu hakija veti hakemuksensa pois. Kokouksen jälkeen myös toinen haastateltu hakija veti hakemuksensa pois. Valintatoimikunta Halme ja Nyman haastatteli maanantaina 31.4. kolmatta hakijaa, joka myöskin veti hakemuksensa pois. Tämän jälkeen haku avattiin uudelleen 11.4. asti ja uudella hakukierroksella tuli yhteensä kymmenen hakemusta. Näistä haastateltiin kaksi, joista tehtävään esitetään automaatio- ja systeemitekniikan opiskelija Juho Sundinia. Valinnan ratkaisi Sundinin killan isännän roolissa saavuttama vankka kokemus tapahtumien järjestämisestä ja budjetoinnista.
Päätös    TKYH päätti palkata Juho Sundinin IAESTE-kesäsihteeriksi kaudelle 12.5.2008 - 31.8.2008. Työaika on 37,5 tuntia viikossa. Työntekijälle maksetaan palkkaa 1010 e / kk ajalta 12.5. - 31.8.2008.
10.    Sosiaali- ja ympäristöasiat
10.1 Edustaja Nyyti ry:n kevätkokoukseen (Reiman)
Nyyti ry:n sääntömääräinen kevätkokous pidetään tiistaina 29.4.2008 klo 16:30 Nyyti ry:n tiloissa osoitteessa Rikhardinkatu 4 B, Helsinki. Kevätkokous muun muassa vahvistaa yhdistyksen vuoden 2007 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Hyvän hallintotavan mukaan yhdistyksen hallituksen varsinaisten tai varajäsenten ei tulisi toimia edustajina yhdistyksen kokouksessa.
Päätös    TKYH päätti valita Maija Tiitinsen TKY:n edustajaksi Nyyti ry:n kevätkokoukseen 29.4.2008.
12.    Järjestöasiat
12.1    Arkkitehtiopiskelijoiden 2. vuosikurssin matka-avustusanomus (Valkama, liite 12.1)
Arkkitehtiopiskelijoiden toinen vuosikurssi lähtee ekskursiolle Ranskaan 14.-22.5.2008. Osallistujia ekskursiolla on 33 opiskelijaa, kaksi opettajaa sekä yksi professori.
Arkkitehtiopiskelijoiden toinen vuosikurssi hakee matka-avustusta 3300 euroa ekskursion linja-auton kustannuksiin.
Päätös    TKYH päätti olla myöntämättä avustusta Pysyväispäätös 4:n nojalla.
12.2    PUS-Hockeyn matka- ja urheilutapahtuma-avustusanomus (Valkama, liite 12.2)
PUS-Hockey on lähdössä edustamaan Teknillistä korkeakoulua Tampereelle perinteisiin teknillisten korkeakoulujen ja yliopistojen välisiin PM-kilpailuihin. Kisat järjestetään 2.-4.4.2008.
PUS-Hockey hakee matka- ja urheilutapahtuma-avustusta 500 euroa pelaajien osallistumismaksukuluihin.
Päätös    TKYH päätti käsitellä PUS-Hockeyn matka- ja urheilutapahtuma-avustushakemuksen korotetun toiminta-avustuksen hakemuksena toiminta-avustusten käsittelyn yhteydessä.
12.3    Toiminta-avustukset 2008 (Valkama, liite 12.3)
TKY jakaa vuosittain avustuksia yhdistyksilleen. Tänä vuonna avustuksille on budjetoitu 50000 euroa, josta jaetaan siis niin projekti- kuin toiminta-avustuksetkin.
Toiminta-avustushakemuksia on kerätty yhdistyksiltä maaliskuun ajan sähköisesti. Näiden hakemusten pohjalta sektorilla on muotoiltu esitys toiminta-avustusten jakamiseksi.
Päätös    TKYH päätti jakaa toiminta-avustukset liitteen 12.3 mukaisesti.
12.4    Teekkarisivarien starttiavustusanomus (Valkama, liite 12.4)
Teekkarisivarit Teesi on yhdistys, jonka tarkoituksena on yhdistää Teknillisessä korkeakoulussa opiskelevia sivareita, aseistakieltäytyjiä ja muita pasifistisesta aatteesta kiinnostuneita sekä ajaa heidän etujaan ylioppilaskunnan ja Teknillisen korkeakoulun piirissä. Yhdistys on perustettu vuonna 2007.
Yhdistys hakee starttiavustusta yhdistyksen toiminnan käynnistämiseen.
Päätös    TKYH päätti myöntää Teekkarisivareille 250 euroa yhdistyksen toiminnan käynnistämiseen.
12.5    Varaston nro 120014 vuokraaminen Inkubiolle
Bioinformaatioteknologian opiskelijoiden kilta Inkubio on halukas vuokraamaan Servin Maijan tie 10 sijaitsevan varaston nro 120014 ajalle 1.5.2008-31.5.2011. Esitetään varaston vuokraamista Inkubiolle hintaan 0,80 €/m2.
Päätös    TKYH päätti vuokrata varaston nro 120014 Inkubiolle ajalle 1.5.2008-31.5.2011 hintaan 0,80 €/m2/kk.
12.6    Athenen varaston nro 020066 vuokrasopimuksen jatkaminen
Informaatioverkostojen kilta Athenen vuokrasopimus Jämeräntaival 1 sijaitsevassa kiltavarastossa on päättynyt 31.5.2007. Kilta on halukas jatkamaan vuokrasopimusta päättymispäivää seuraaviksi kolmeksi vuodeksi 31.5.2010 saakka. Vuokrasopimus on unohtunut uusia vuonna 2007, mutta järjestösektori kannattaa vuokrasopimuksen jatkamista ajalle 1.6.2007-31.5.2010. Esitetään varaston vuokrasopimuksen jatkamista hintaan 0,80 €/m2
Päätös    TKYH päätti jatkaa Athenen varaston nro 020066 vuokrasopimusta 31.5.2010 saakka hintaan 0,80 €/m2/kk.
12.7    Varaston nro 100027 vuokraaminen Puumekanistikerholle
Puumekanistikerho menetti varastopaikkansa puunjalostustekniikan osastolla rakennuksen remontin alkaessa kuluvan vuoden alussa. Kerho on halukas vuokraamaan Servin Maijan tie 6 sijaitsevan varaston nro 100027 1.1.2008-31.10.2009 puunjalostustekniikan osaston remontin ajaksi. Esitetään varaston nro 100027 vuokraamista Puumekanistikerholle hintaan 0,80 €/m2.
Päätös    TKYH päätti vuokrata varaston nro 100027 Puumekanistikerholle ajalle 1.1.2008-31.10.2009 puunjalostustekniikan osaston remontin ajaksi hintaan 0,80 €/m2/kk.
12.8    Otaniemen Roolipeliclubin varastokaappien vuokrasopimuksen uusiminen
Otaniemen Roolipeliclubin Jämeräntaival 3A peli- ja sitsitilassa sijaitsevat varastokaapit uusittiin vuoden alussa. Uusimisen yhteydessä kaappien määrä väheni viidestä kolmeen. Esitetään vuokrasopimuksen uusimista siten, että kaappeja on kolme hintaan 2,00 €/kaappi ajalla 1.2.2008-31.1.2011.
Päätös    TKYH päätti uusia Otaniemen Roolipeliclubin pelitilan kaappien vuokrasopimuksen siten, että kaappeja on kolme hintaan 2,00 €/kaappi ajalla 1.2.2008-31.1.2011.
15.    Muut esille tulevat asiat
Ei muita esille tulevia asioita.
16.    Kokouksen päättäminen
Hallituksen puheenjohtaja päätti kokouksen kello 9.03.
Christian Peltonen    Teemu Halme
Puheenjohtaja    Sihteeri
Petri Heikkinen    Sebastian Knight
Pöytäkirjantarkastaja    Pöytäkirjantarkastaja
Liiteluettelo:
Liite 4    Esityslista
Liite 4.1    Esityslistan kohta 6.4
Liite 6.2    Stipendihakemus Pellen rahastosta
Liite 6.3    Kutsu Oy Ohrahuhdantie 2:n yhtiökokoukseen
Liite 8.2    Teekkaritoiminta- ja opintostipendien myöntäminen
Liite 12.1    Arkkitehtiopiskelijoiden 2. vuosikurssin matka-avustusanomus
Liite 12.2    PUS-Hockeyn matka- ja urheilutapahtuma-avustusanomus
Liite 12.3    Toiminta-avustukset 2008
Liite 12.4    Teekkarisivarien starttiavustusanomus