Hallituksen kokouksen 22/2009 pöytäkirja

Läsnä:
Markus Heimonen (puheenjohtaja)
Henri Lönn, jäsen (varapuheenjohtaja)
Elina Kekki, jäsen
Mikko Hyppölä, jäsen
Mikko Ikola, jäsen
Anna Keskinen, jäsen
Lauri Neuvonen, jäsen

Teemu Halme, pääsihteeri (kokouksen sihteeri)
Poissa:
Mikko Sjöberg, jäsen
Jussi Valtonen, jäsen
1.    Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 11.14.
2.    Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3.    Kokoustoimihenkilöiden valinta
Puheenjohtaja kutsui kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi Neuvosen ja Lönnin.
4.    Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen
Päätös    Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslista (liite 4), johon oli lisätty kohdaksi 12.1: ”Polyteknikkojen Kuoron matka-avustushakemus”.
5.    Ilmoitusasiat
TKYH päätti merkitä tiedokseen seuraavaa:
5.2    Kyläsenaatin pöytäkirja 3/2009 16.2.2009 (liite 5.2.1)
Kyläsenaatin pöytäkirja 4/2009 17.3.2009 (liite 5.2.2)
Kyläsenaatin pöytäkirja 5/2009 9.4.2009 (liite 5.2.3)
Kyläsenaatin pöytäkirja 6/2009 24.4.2009 (liite 5.2.4)
6.    Hallintoasiat
6.2    Hallinto-ohjeen päivittäminen luvun 3.1 kohdan 6 osalta (Halme, liite 6.2)
TKYH:n hyväksymän hallinto-ohjeen matkustamista käsittelevä luku vaatii olosuhteiden muututtua päivittämistä. Pääsihteerin muotoilema esitys on liitteessä 6.2.
Päätös    TKYH päätti muuttaa hallinto-ohjeen luvun 3.1 (Matkustaminen ja matkalla syntyneet kustannukset) kohdan 6 liitteen 6.2 mukaiseksi.
6.3    Lainan myöntäminen Otaniemen asuntosäätiölle (Koski, liitteet 6.3.1–6.3.3)
Otaniemen asuntosäätiö on lähestynyt ylioppilaskuntaa liitteen 6.3.1 mukaisella lainapyynnöllä, jonka säätiön hallitus on hyväksynyt kokouksessaan 2/2009 (liite 6.3.2). Alustava velkakirja on esitetty liitteessä 6.3.3. Laina on suuruudeltaan 70.000 euroa, jonka vakuudeksi Otaniemen asuntosäätiö luovuttaa määräalaan 49-10-2-1-M501 kiinnitetyn panttikirjan n:o 3304, pvm 11.4.2002,100.000,-(satatuhatta) euroa.
Päätös    TKYH päätti myöntää Otaniemen asuntosäätiölle liitteen 6.3.3 mukaisen lainan.
6.4    Pääsihteerin kesäloman aikaiset järjestelyt (Halme)
TKYH 30/2006 hyväksymän hallinto-ohjeen mukaan pääsihteerin ollessa tilapäisesti estynyt hoitamaan tehtäviään, hoitaa pääsihteerin tehtäviä virkaiältään vanhin vakituinen sihteeri tai hallituksen tähän tehtävään erikseen valitsema henkilö. Pääsihteerin on kesälomalla 18.6.–26.7. joksi ajaksi on hyvä valita pääsihteerille sijainen hoitamaan mm. juoksevia asioita kuten laskujen hyväksymisiä järjestötoiminnan osalta.
Päätös    TKYH päätti valita Jarmo Mäkelän hoitamaan pääsihteerin tehtäviä soveltuvin osin pääsihteerin kesäloman 18.6.–26.7. ajaksi.
11.    Teekkariasiat
11.1    Palvelusopimus Polyteknikkojen urheiluseura ry:n kanssa (Halme)
Nykyisen liikuntasihteerin työsuhde päättyy heinäkuun puolivälissä. TKY:n yhdistyessä Aalto-yliopiston ylioppilaskuntaan on pohdittu tarkkaan myös liikuntasektorin tulevaisuutta yhdistyneessä ylioppilaskunnassa. Siirtymäajan järjestelyt on turvattava jollain tavalla, jottei jäsenistön palvelutaso tai edunvalvonnan taso laskisi yhdistymisen seurauksena. Alkuvuodesta kävi ilmi, että Opetusministeriö oli päättänyt jakaa seuratoiminnan kehittämistukea urheiluseuroille toimintansa kehittämiseen. Yhtenä mahdollisuutena oli anoa tukea täysipäiväisen työntekijän palkkaamiseen. Polyteknikkojen urheiluseura ry (PUS ry) otti yhteyttä ylioppilaskuntaan ja esitti mahdollisuutta luoda järjestely, jossa PUS ry tukea mahdollisesti saadessaan palkkaisi täysipäiväisen toiminnanjohtajan ja osoittaisi palvelusopimusta vastaan osan työntekijänsä työajasta ylioppilaskunnan käyttöön, jolloin työntekijä tekisi osapäiväisesti TKY:n liikuntasihteerin tehtäviä vastaavaa työtä ja muun ajan käyttäisi PUS ry:n toimintaan.
TKYH:n ja PUS ry:n epävirallisissa keskusteluissa keväällä pidettiin järjestelyä toteuttamiskelpoisena, mikäli PUS ry saa Opetusministeriöltä tukea toiminnanjohtajan palkkaamiseen. Opetusministeriö myönsi PUS ry:lle tukea päätoimisen toiminnanjohtajan palkkaamiseen. Tuki kattaa puolet työnantajan palkkauskustannuksista.
TKY:n ja PUS ry:n on neuvoteltava palvelusopimus, jolla sovitaan mitä palveluita PUS ry tuottaa ylioppilaskunnalle ja mitä se saa siitä korvaukseksi. Seuran saaman tuen varmistuttua on toiminnanjohtaja rekrytoitavissa niin, että TKY:n nykyinen liikuntasihteeri pystyy osin perehdyttämään PUS ry:n palkkaaman henkilön TKY:n tarvitsemiin tehtäviin hallituksen liikuntavastaavan avustuksella.
Päätös    TKYH päätti valtuuttaa pääsihteerin ja hallituksen jäsen Kekin neuvottelemaan PUS ry:n kanssa palvelusopimuksen, jolla PUS ry tuottaa liikuntasihteerin toimea vastaavat palvelut ylioppilaskunnalle 1.8.2009 lukien liikuntasihteerin palkkauskuluja vastaavaa korvausta vastaan. Sopimus neuvotellaan toiminnan käynnistämisvaiheessa enintään vuoden mittaiseksi.
12.    Järjestöasiat
12.1    Polyteknikkojen Kuoron matka-avustushakemus (Ikola, liite 12.3)
Polyteknikkojen Kuoro on mieskuoro, joka kuuluu TKY:n yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin. Kuoro teki kahden konsertin konserttimatkan 25.–26.4. Etelä-Savoon. Kuoro anoo TKY:ltä 600 euron matka-avustusta tappiolliseksi jääneen konserttikiertueen kuluihin. Haettava summa vastaa 12 euroa matkalla ollutta kuorolaista (yhteensä 50 kpl) kohden.
Asia jätettiin pöydälle kokouksessa 21/2009.
Päätös    TKYH päätti myöntää Polyteknikkojen Kuorolle 500 euroa matka-avustusta Etelä-Savon konserttimatkan kuluihin. Avustus vastaa 10 euroa matkalla ollutta kuorolaista kohden.
13.    Viestintäasiat
13.1    Toimittajan palkkaaminen tiedotuslehtisen toimittajaksi syksylle 2009 (Halme)
Polyteekkari-lehden viimeinen numero ilmestyi 8.5.2009. TKYE päätti kokouksessaan 6/2009 perustaa kuluvan vuoden syksyksi tiedotuslehtisen ylioppilaskunnan viestintää varten. Lehtisen toimittajan valintaa valmisteli työryhmä Teemu Halme (pääsihteeri), Paula Partanen (tiedottaja) ja Mikko Hyppölä (hallituksen viestinnästä vastaava jäsen). Hakemuksia saapui yhteensä yhdeksän. Hakemusten perusteella työryhmä kutsui haastatteluun kolme henkeä. Haastattelujen ja hakemusten perusteella työryhmä esittää palkattavaksi tekn. yo. Johannes Nymanin toimittajaksi syksyn 2009 tiedotuslehdelle.
Nyman opiskelee Teknillisessä korkeakoulussa informaatioverkostojen koulutusohjelmassa. Hän toimii kiltalehti Kukan päätoimittajan kuluvana vuonna ja hänellä tahto parantaa ylioppilaskunnan viestintää jäsenistön suuntaan. Nymanilla on myös riittävät työssä vaadittavat tekniset taidot ja näkemystä viestintälehtisen mahdollisuuksista jäsenistön mielenkiinnon herättäjänä ylioppilaskunnan toimintaa kohtaan. Haastattelussa Nyman antoi varman ja luotettavan kuvan itsestään.
Päätös    TKYH päätti palkata Johannes Nymanin toimittajaksi kaudelle1.8.2009–31.12.2009.
15.    Muut esille tulevat asiat
Ei muita esille tulevia asioita.
16.    Kokouksen päättäminen
Hallituksen puheenjohtaja päätti kokouksen kello 11.17.
Markus Heimonen    Teemu Halme
Puheenjohtaja    Sihteeri
Henri Lönn    Lauri Neuvonen
Pöytäkirjantarkastaja    Pöytäkirjantarkastaja
Liiteluettelo:
Liite 4    Esityslista
Liite 5.2.1    Kyläsenaatin pöytäkirja 3/2009
Liite 5.2.2    Kyläsenaatin pöytäkirja 4/2009
Liite 5.2.3    Kyläsenaatin pöytäkirja 5/2009
Liite 5.2.4    Kyläsenaatin pöytäkirja 6/2009
Liite 6.2    Muutosesitys hallinto-ohjeen lukuun 3.1, kohtaan 6
Liite 6.3.1    Otaniemen asuntosäätiön lainapyyntö
Liite 6.3.2    Pöytäkirjanote OAS:n hallituksen kokouksesta
Liite 6.3.3    OAS:n ja TKY:n välinen lainasopimus