Asioiden tuominen edustajiston käsiteltäväksi
TKY:n sääntöjen 14 §:ssä todetaan:"Edustajiston tehtävänä on: [...] 25. päättää asioista, jotka hallitus, taloustoimikunta, jatkuvuustoimikunta, edustajiston valiokunta tai toimikunta, edustajiston puheenjohtaja, pääsihteeri, vähintään yksi (1) edustajiston jäsen tai viisikymmentä (50) ylioppilaskunnan varsinaista jäsentä saattaa edustajiston ratkaistavaksi."
Edustajiston työjärjestyksen 7 §:ssä todetaan lisäksi:
"Valmiiksi muotoiltu kirjallinen esitys tulee toimittaa pääsihteerille ja edustajiston puheenjohtajalle neljätoista (14) päivää ennen kokousta."
Työjärjestyksen 9 §:ssä todetaan käsiteltäväksi tuodun asian käsittelyjärjestyksestä:
"Kokouksessa käsiteltävän asian esittelee asian esityslistalle tuonut. Tämän jälkeen kuullaan hallituksen ja mahdollisen asian valmistelleen valiokunnan lausunnot."
Edustajiston rooli asioiden käsittelyssä
Edustajistoasioiden käsittelyä koskevissa säädöksissä on tärkeää huomata, että edustajisto on ainoastaan päättävä toimielin, joka ei toimielimenä esimerksi suorita päätöksiin liittyvää valmistelutyötä tai taustaselvityksiä. Asioiden käsitteleminen edustajistossa on siis ainoastaan edustajistolle tuoduista asioista päättämistä, sisältäen päätöksentekoon liittyvää keskustelua ja muuta perehtymistä.Edustajisto voi lisäksi delegoida päätöksentekoon liittyviä tehtäviä alaisuudessaan toimiville toimielimille TKY:n sääntöjen antamissa rajoissa, sisältäen esimerkiksi käsillä olevan asian jatkovalmistelun ennen edustajiston lopullista päätöstä.
Kuten edustajiston työjärjestyksen 9 §:ssä todetaan, päätöksentekoon liittyvä valmistelutyö ja päätösasian esittely edustajistolle on yleensä asian käsiteltäväksi tuovan tahon vastuulla, olipa kyse sitten TKY:n hallituksen, edustajiston toimikunnan, yksittäisen edustajiston jäsenen tai 50 ylioppilaskunnan jäsenen käsiteltäväksi tuomasta asiasta.
Asioiden käsittely käytännössä
Valtaosa TKY:n käytännön toimintaa koskevista asioista päätetään TKY:n hallituksessa, missä ovat edustettuina ylioppilaskunnan toiminnan eri sektorit . Ennen asioiden tuomista edustajistolle onkin siis hyvä olla yhteydessä sopivan sektorin hallitusvastaavaan tai sihteeriin, hallituksen puheenjohtajaan tai TKY:n pääsihteeriin ja selvittää asian mahdollinen käsittely hallituksen toimesta. Mikäli asia halutaan tämän jälkeenkin tuoda edustajiston päätettäväksi tai se pitää sääntömääräisesti käsitellä edustajiston toimesta, hallitus voi ottaa hoitaakseen asian valmistelun ja esittelyn edustajistolle.Myös mikäli käsiteltävä asia tuodaan edustajistolle suoraan TKY:n jäsenien tai esimerkiksi yksittäisen edustajiston jäsenen toimesta, hallitus yleensä perehtyy siihen ja esittää asiasta oman näkemyksensä sekä mahdollisesti myös erillisen oman päätösesityksensä. Hallituksen päätösesitys toimii edustajiston kokouksessa asiasta äänestettäessä pohjaesityksenä edustajiston työjärjestyksen mukaisesti.
Kuinka toimia?
Mikäli joukko TKY:n jäseniä haluaa tuoda asian edustajiston käsiteltäväksi, ensimmäinen ja tärkein askel on ottaa yhteyttä edustajiston puheenjohtajaan, jonka sähköpostiosoite löytyy edustajiston yhteystiedoista. Yhteydenotto on syytä suorittaa mahdollisimman varhain, jotta vältytään ylimääräiseltä työltä: edustajiston puheenjohtaja samoin kuin myös kuka tahansa yksittäinen edustajiston jäsen voi tuoda asian edustajiston käsiteltäväksi, joten edes 50 TKY:n jäsenen kerääminen kannatukseksi ei välttämättä ole tarpeen asian saamiseksi käsittelyyn.Puheenjohtaja kutsuu koolle edustajiston kokoukset ja on yleensäkin tärkein yhteyshenkilö kaikessa edustajistoa koskevassa tiedonvälityksessä. Häneltä voi myös kysyä mitä tahansa edustajiston käsiteltäväksi tuotaviin asioihin liittyviä käytännön yksityiskohtia.
Asiaa käsiteltäväksi tuotaessa on myös hyvä perehtyä edustajiston kokousaikatauluun, sillä se asettaa rajoituksia asioiden käsittelylle. Lisäksi tulee luonnollisesti huomioida ylempänä mainitut TKY:n sääntöjen ja edustajiston työjärjestyksen asettamat vaatimukset.
Mikäli asiaa ovat tuomassa edustajiston käsiteltäväksi 50 ylioppilaskunnan varsinaista jäsentä, on esitystä muotoiltaessa erityisen tärkeää huomioida seuraavat seikat:
- Käsiteltäväksi tuotavalla asialla on vastuuhenkilö, jonka yhteystiedot ovat edustajiston puheenjohtajan ja TKY:n pääsihteerin tiedossa. Tämä henkilö toimii oletusarvoisesti myös edustajiston työjärjestyksen 9 §:n mukaisena asian esittelijänä edustajiston kokouksessa.
- Kaikkein suositeltavinta on ottaa yhteyttä edustajiston puheenjohtajaan ennen minkäänlaisen nimilistan keräämisen aloittamista, sillä tällöin voidaan parhaalla mahdollisella tavalla varmistaa, että kaikki asian käsiteltäväksi tuomiseen liittyvät seikat on huomioitu hyvissä ajoin.