Sähköpostilistojen pikaohje
Kaikki TKY:n sähköpostilistat sijaitsevat nyt ja lähitulevaisuudessa Mailman-järjestelmässä. Mailman on ohjelma, joka on tehty helpottamaan sähköpostilistojen ylläpitoa sekä antamaan helposti käytettäväksi erilaisia lista-asetuksia (esim. listan moderointi, rajattu listalle lähetys, vapaa liittyminen, listan viestien arkistointi).
Jokaiselle listalle määrätään ylläpitäjä, joka saa Mailmanilta automaattisesti salasanan järjestelmään listan luonnin yhteydessä. Mailman listoja ylläpidetään webbikäyttöliittymän avulla, jonka avulla listoja on melko helppo ylläpitää. Tälle sivulle on koottu tärkeimmät ja useimmin Mailmanissa tarvittavat asetusmahdollisuudet.
General Options -valikko
Sisältää yleisiä listaan liittyviä asetuksia. Tältä sivulta voidaan mm. säätää seuraavia asioita:
- Listan ylläpitäjä(t)
- Listan tervetuliais- ja poistumisviestit
- Listalle lähetettävien viestien suurin mahdollinen koko
Passwords-valikko
- Listan ylläpitäjien ja moderoijien salasanat
Language-valikko
- Listan kieli (oletuksena englanti)
Membership Management -valikko
- Osoitteiden lisäys listalle
- Osoitteiden poisto listalta
- Listan osoitteiden tarkastastelu
Privacy options -valikko
- Listan julkisuusastetta koskevat säädökset (esim. moderoitu lista / vain listan jäsenten lähettämät viestit hyväksytään jne)
Huom! Muista aina painaa Submit Your Changes sivun alareunasta muutettuasi asetuksia tai lisättyäsi osoitteita listalle.
Viisi tärkeintä kysymystä Mailman-ylläpidosta
1) Miten kirjaudun sisään mailmaniin?
v: Mailman lähettää automaattisesti listan ylläpitäjälle tiedon listan luonnista ja tunnuksista. Jos kuitenkin olet hukannut viestin, niin mailman listojen ylläpito löytyy osoitteesta list.tky.fi/mailman/admin/sinunlistannimi
Jos et muista listasi salasanaa, saa TKY:n atk-tuen kiinni osoitteesta
tietotekniikka a tky.fi
2) Miten lisään osoitteita listalle?
v: Osoitteiden lisäys listalle tapahtuu mailmanista Membership Management/Mass subscription -valikon alta. Lisäys tapahtuu hyväksikäyttäen ruudulla näkyvää ylempää laatikkoa ja erittelemällä osoitteet eri riveille.
3) Miten poistan osoitteita listalta?
v: Osoitteiden poisto tapahtuu Membership Management/Membership list -valikon alta. Osoitteiden poisto tapahtuu ruksittamalla osoitteen kohdalta unsubscribe. Tämän jälkeen Submit Your Changes nappulaa painamalla Mailman poistaa valitut osoitteet listalta. Vaihtoehtoinen tapa on Membership Management/Mass Removal, joka poistaa osoitteita listalta samalla tapaa kuin ylläoleva Mass subscription niitä lisää. Mass Removalin etuna on se, että sitä käytettäessä voidaan vielä erikseen määritellä, lähetetäänkö poistetuille osoitteille tieto poistosta.
4) Miten voin säätää listan julkisuusastetta?
v: Listan julkisuusastetta koskevat asetukset löytyvät Privacy options -valikon alta.
- Subscription rules - säätää miten ihmiset voivat liittyä listalle
- Sender filters - mistä osotteista voidaan listalle lähettää viestejä
- Recipient filters - Säätää vastaanotto-asetuksia
5) Miten vaihdan listan ylläpitäjää?
v: Listan ylläpitäjä vaihdetaan General Options -valikon alta kohdasta The list administrator email addresses.
Tärkeimmät listan oletusasetukset
- Listalle ei pääse liittymään ilman ylläpitäjän hyväksyntää
- Listaa ei mainosteta julkisesti list.tky.fi/mailman/listinfo -sivulla
- Listalle voi lähettää kuka tahansa sähköpostia