Kommentoidut mallisäännöt
Sääntötoimikunta on koonnut mallisääntöihin kommentteja, jotka on lisätty tälle sivulle mallisääntöjen pykälien väliin. Sääntötoimikunta toivoo kommenttien auttavan yhdistystä perustettaessa ja sääntöjä muutettaessa. Kun mallisääntöjä muokataan jollekin yhdistykselle sopiviksi, kannattaa säännöt kopioida Mallisäännöt-sivulta.
MALLIYHDISTYKSEN SÄÄNNÖT
1 Luku
Yhdistyksen nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet
1 § Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Malliyhdistys. Näissä säännöissä siitä käytetään nimeä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Espoo.
Kommentti: Yhdistyksen lyhenteellä ei ole nimisuojaa, ellei sitä ei ole mainittu yhdistyksen nimen perässä joko suoraan tai pilkulla/ajatusviivalla erotettuna. Esim. Polyteknikkojen Elävän Musiikin Yhdistys PELMU.
HUOM! "Näissä säännöissä siitä käytetään nimeä yhdistys" - tällä tarkoitetaan, että aina kun säännöissä puhutaan yhdistyksestä, tarkoitetaan tätä Malliyhdistystä. Älä siis muuta tätä lausetta.
2 § Yhdistyksen tarkoitus
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää mallikulttuurin tuntemusta Teknillisen korkeakoulun opiskelijoiden piirissä, toimia jäsentensä yhdyssiteenä sekä järjestää jäsenilleen mallikoulutusta. Yhdistys toimii Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan (jäljempänä TKY) piirissä.
Kommentti: Pykälät 2 ja 3 ovat säännöissä ne kaikkein olennaisimmat. Niissä määritellään, miksi yhdistys on ylipäätään olemassa ja mitä se tekee. Myöhemmät pykälät antavat sitten tarkemmat puitteet käytännön toiminnalle, hallinnon toteuttamiselle ja mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisuun.
Tarkoituksen merkitys näkyy myös siinä, jos yhdistyksen jäsenet saavatkin päähänsä, ettei yhdistys (tai sen hallitus) ole toteuttanut yhdistyksen tarkoitusta, he voivat joko lähteä saattamaan yhdistystä toimimaan tässä pykälässä ilmaistun tarkoituksen mukaisesti - tai sitten muuttamaan tässä pykälässä ilmaistua tarkoitusta vastaamaan käytännössä vallitsevaa tilannetta.
Tässä kohtaa yleensä myös mainitaan suoraan yhteys Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan (TKY) jäseniin tai Teknillisen korkeakoulun (TKK) opiskelijoihin. TKY:n yhdistyksille tarjoamien palvelujen (tilakähmyt, toiminta-avustukset) yhtenä ehtona on, että yhdistyksen tarkoitus ja toiminta ovat ylioppilaskunnan tarkoitusperien mukaista eli jollain tavalla kytköksissä teekkareihin.
3 § Yhdistyksen toiminta
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys voi:
1. tehdä jotain
2. tehdä jotain muuta
3. harjoittaa muita samantapaisia toimintamuotoja.
Kommentti: Tässä käytetään mieluiten ilmausta "voi", koska jos säännöissä lukee vaikka että yhdistys "tekee opintoretkiä", mutta jonain vuonna opintoretki jäisi tekemättä, niin silloinhan yhdistys ei tarkasti sääntöjä lukien toimisi niiden mukaisesti.
"Voi" antaa merkittävästi enemmän vapausastetta, eli ei ole pakko tehdä noita lueteltuja asioita.
Esimerkkivalikoima Tietokillan säännöistä:
Tarkoituksensa toteuttamiseksi kilta voi:
1. järjestää kokouksia, juhlia, opinto- ja huviretkiä
2. järjestää opintoihin, korkeakouluun, korkeakoulupoliittisiin ja yhteiskunnallisiin kysymyksiin liittyviä opinto- ja tiedotustilaisuuksia
3. hoitaa killan sisäistä tiedotustoimintaa
4. auttaa uusia jäseniään perehtymään korkeakouluun ja sen ilmapiiriin sekä selviytymään opintojen alkuvaiheessa ilmenevistä ongelmista
5. pitää yhteyttä alan ammatillisiin järjestöihin ja yrityksiin sekä killan vanhoihin jäseniin;
6. välittää opintoihin liittyvää materiaalia jäsenistölle
7. pitää yhteyttä ja toimia yhteistyössä Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan (TKY), Teknillisen korkeakoulun, Tietotekniikan osaston, alan ammatillisten järjestöjen, yritysten sekä muiden sidosryhmien kanssa
8. pyrkiä saavuttamaan tarkoituksensa muita samantapaisia toimintamuotoja harjoittamalla.
4 § Toiminnan tukeminen
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää maksullisia illanviettoja, myyjäisiä, huvitilaisuuksia ja asianmukaisen luvan saatuaan arpajaisia, harjoittaa julkaisutoimintaa sekä vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Lisäksi yhdistys voi kerätä jäsenmaksuja.
Kommentti: Kuten edellisessäkin kohdassa "voi" antaa enemmän vapausastetta, eli ei ole aivan pakko tehdä kaikkia tässä lueteltuja asioita (joka vuosi). Tämä pykälä on luonteeltaan ennen kaikkea informatiivinen, koska siinä luetellut oikeudet johtuvat käytännössä yhdistyslaista (5 §). Sen voi siis jättää halutessaan poiskin.
Yhdistys voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta.
Kommentti: Käytännössä tämä pykälä kieltää esim. työsuhdekännykän hankkimisen yhdistyksen puheenjohtajalle, ellei tälle ole todella tarvetta, sekä yhdistyksen varojen käyttämisen toiminnan kannalta tarpeettoman sijoitusvarallisuuden hankkimiseen.
5 § Yhdistyksen viralliset kielet
Yhdistyksen pöytäkirjakielenä on suomi. Ilmoituskielinä ovat suomi ja englanti.
Kommentti: Rekisteröidyn yhdistyksen säännöt pitää toimittaa yhdistysrekisteriin suomen- tai ruotsinkielisinä (kaksikielisten yhdistysten osalta ks. yhdistyslain 9 ja 51 §). Tämän lisäksi laissa ei ole erityisiä rajauksia toiminnassa käytettävien kielten suhteen, eli terveen järjen puitteissa mm. puheenvuorot kokouksissa voi pitää tarvittaessa vaikkapa englanniksi tai ruotsiksi. Kannattaa myös muistaa, että rajaamalla esim. kokouskieli vain suomeksi estetään tehokkaasti vaihto-opiskelijoiden osallistuminen asioiden käsittelyyn.
Tämä pykälä on luonteeltaan sekä rajaava että velvoittava, sillä kuten todettu laissa ei erityisesti määrätä yhdistyksen toiminnassa käytettäviä kieliä tai vaadita niiden määrittämistä. Todettakoon myös, että usein käytetty termi ”yhdistyksen virallinen kieli” on hieman harhaanjohtava, koska vakiintunutta tulkintaa sen merkitykselle ei ole, eikä se edes esiinny Suomen lainsäädännössä.
2 Luku
Jäsenet
6 § Jäsenet
Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet.
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut TKY:n jäsen.
Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi.
Kommentti: TKY:n yhteydessä toimivalta yhdistykseltä edustajisto edellyttää jäsenistöllistä yhteyttä ja sen pysyvyyttä, sekä sitä, että jokaisella TKY:n jäsenellä olisi oltava mahdollisuus hakea yhdistyksen jäsenyyttä. Yhdistys päättää itse ketkä jäsenyyttä hakeneet hyväksytään jäseniksi.
Edustajisto on yleensä edellyttänyt myös päätösvallan tällaisissa yhdistyksissä pysyvän juuri teekkareilla ja siksi näiden varsinaisten, päätösvaltaisten, jäsenten tulee olla TKY:n jäseniä.
Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.
Yhdistyksen kunniajäseneksi voi yhdistyksen kokous vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä.
Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus tai vähintään kymmenen (10) yhdistyksen varsinaista jäsentä.
Kommentti: Lukumäärät voivat olla muitakin varsinkin pienillä yhdistyksillä, mutta näitä suositellaan, koska asia on hyvä olla kirjattuna sääntöihin jollakin lukumäärällä.
Jäsenryhmiä voi olla enemmän tai vähemmän kuin mitä tässä on lueteltu, mutta niistä kaikista pitää olla maininta säännöissä, sekä ensimmäisessä että omassa momentissaan. Säännöissä ei voida määrätä ns. jäsenautomaateista, ts. jäsenen jäsenryhmän automaattisesta vaihtumisesta tietyissä tilanteissa. Näin ollen esim. valmistuneet varsinaiset jäsenet on ensin erotettava ja sitten hyväksyttävä uudestaan ulkojäseniksi.
7 § Jäsenluettelo
Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan yhdistykselle kotipaikkaansa ja nimeensä kohdistuvista muutoksista.
Kommentti: Tämä pykälä perustuu suoraan yhdistyslakiin. On hyödyllistä kerätä myös muita toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisia tietoja (esim. osoite ja/tai sähköpostiosoite), mutta ei kannata kuitenkaan mennä liiallisuuksiin, koska henkilörekisteristä on säädetty omalla lailla (henkilötietolaki 523/1999, yhdistyslaki 11§).
Selvennyksen vuoksi: "kotipaikkaansa kohdistuvat muutokset" tarkoittavat käytännössä kotikunnan muuttumista.
8 § Jäsenmaksut
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous erikseen kullekin jäsenryhmälle.
Kommentti: TKY ei edellytä yhdistysluetteloon merkittäviltä yhdistyksiltä jäsen- tai liittymismaksun keräämistä. Yhdistyksen on kuitenkin kerättävä jäsenmaksua tai harjoitettava jotain omaa varainkeräystä saadakseen toiminta-avustusta TKY:ltä, koska TKY:n myöntämä avustus on tukiluontoinen eikä sen tarkoitus ole kokonaan rahoittaa yhdistysten toimintaa.
Jäsenmaksusta voi päättää muukin kuin vuosikokous (esim. hallitus), mutta jäsenmaksusta päättäminen on oltava säännöissä. Vuosikokous on kuitenkin looginen paikka, koska se on vuoden alussa pidettävä kokous, jossa päätetään muitakin yhdistyksen vuoteen vaikuttavia asioita.
Jäsenmaksun suorittamisesta ovat kuitenkin vapautettuja:
1. kunniajäsenet
2. varsinaiset jäsenet, jotka ovat tehneet poissaoloilmoituksen Teknilliseen korkeakouluun yhdistyksen koko jäsenmaksukaudeksi.
Kommentti: Jäsenmaksuvapautusten tulee aina perustua sääntöihin, sillä jäseniä on kohdeltava yhdenvertaisesti. Varsinkin samaan jäsenryhmään kuuluvien välillä tulee olla hyvin tarkkana siitä millä perusteella vapautus myönnetään.
9 § Yhdistykseen liittyminen
Sen, joka tahtoo liittyä yhdistyksen jäseneksi, on ilmoitettava aikomuksestaan yhdistykselle. Jäseneksi hyväksymisestä päättää hallitus, kunniajäsenten osalta kuitenkin yhdistyksen kokous.
Kommentti: Yhdistyslain 12 §:n mukaan jäseneksi hyväksymisestä päättää hallitus, jollei säännöissä toisin ole määrätty. Tämä toisin määrääminen viittaa siis siihen, että myös yhdistyksen kokous voi hyväksyä jäsenen - joka tapauksessa johonkin pöytäkirjaan on jäätä merkintä jäseneksi hyväksymisestä. Ks. myös näiden sääntöjen pykälät 5 ja 22. Liittymisaikeen ilmaisemiseksi riittää esim. sähköposti hallitukselle, nimi listaan tms.
10 § Yhdistyksestä eroaminen
Jäsenellä on oikeus milloin tahansa erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Kommentti: Ks. Yhdistyslaki 13§
11 § Yhdistyksestä erottaminen
Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai jos hän on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
Ennen erottamispäätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.
Kommentti: Näistä asioista määrätään yhdistyslain pykälissä 14§ ja 15§.
Erottamispäätös on viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle, paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.
Kommentti: Termi ”kirjallinen” kattaa myös sähköpostin.
12 § Erottamispäätöksestä valittaminen
Yhdistyksen hallituksen erottamalla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä yhdistyksen kokoukselle. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa hallituksen kokouksen tarkastetun pöytäkirjan julkaisemisesta yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla ja se on käsiteltävä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.
3 Luku
Yhdistyksen kokoukset
13 § Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.
Yhdistyksen vuosikokous pidetään helmi-maaliskuussa ja vaalikokous marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Kommentti: Vuosikokous on pidettävä 31.3. mennessä, koska siihen mennessä on toimitettava toiminta-avustushakemus sekä TKY:n edellyttämä yhdistysilmoitus. Toiminta-avustushakemukseen tulee liittää edellisen vuoden tuloslaskelma, edellisen vuoden tase, edellisen vuoden tilinpäätös, edellisen vuoden toimintakertomus, anomusta koskevan vuoden talousarvio, anomusta koskevan vuoden toimintasuunnitelma, anottaessa korotettua toiminta-avustusta erillinen liite perusteluista, anomusta koskevan vuoden virkailijaluettelo sekä muut hakuohjeissa mainitut liitteet. Näistä monet hyväksytään vuosikokouksessa.
Vaalikokouksen kohdalla ajankohta voi olla joustavampikin.
Jos päätöksenteko halutaan järjestää erillisessä äänestystilaisuudessa tai postiäänestyksellä, siitä on mainittava säännöissä (yhdistyslaki 17§).
Yhdistys voi pitää kahden sijaan myös vain yhden sääntömääräisen (yleensä kevät-) kokouksen, jossa käsitellään sekä vuosi- että vaalikokouksen asiat.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä tai vähintään 10 yhdistyksen varsinaista jäsentä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on toimitettu jollekin hallituksen jäsenelle.
Kommentti: Säännöissä voidaan määrätä että yhdistyksen kokouksen koolle kutsumiseen riittää pienempikin määrä kuin kymmenesosa (1/10), mutta ei voida vaatia suurempaa määrää (yhdistyslaki 20§).
Yhdistyksen kokous on eri asia kuin yhdistyksen hallituksen kokous, vaikka joissain pienissä yhdistyksissä eroa ei juuri olisikaan.
"Kun yhdistyksen kokous niin päättää" tarkoittaa sitä, että yhdistyksen kokouksessa voidaan esimerkiksi päättää palauttaa jokin asia valmisteluun ja pitää seuraava yhdistyksen kokous vaikkapa kolmen viikon kuluttua samassa paikassa.
14 § Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Kokouksen työjärjestys
5. Tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastajien lausunnon esittely
6. Tilinpäätöksen vahvistaminen
7. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
8. Hallituksen laatima toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle
9. Hallituksen laatima talousarvio kuluvalle toimikaudelle
10. Yhdistyksen liittymismaksujen ja jäsenmaksujen suuruus
11. Jäsenmaksujen maksamisen eräpäivä
12. Muut kokouskutsussa mainitut asiat
13. Kokouksen päättäminen
Kommentti: Tämän pykälän kohtia voi käyttää suoraan esityslistana. Kokouksen järjestäytyminen pitää sisällään ainakin kokouksen puheenjohtajan ja kahden pöytäkirjantarkastajan valinnan (yhdistyslain 31 §). Lisäksi kokoukselle voidaan tarvittaessa valita mm. sihteeri, ääntenlaskija(t) sekä varapöytäkirjantarkastaja(t). (Lain mukaan kokouksen puheenjohtaja on aina vastuussa pöytäkirjan laatimisesta, mutta usein käytännön työ on kätevintä jättää sihteerille jolloin pj voi keskittyä kokouksen johtamiseen.) Yleensä on suotavaa, että yhdistyksen kokouksen puheenjohtaja on eri kuin hallituksen puheenjohtaja.
Vastuuvapauksia myönnettäessä on syytä muistaa kokouksessa, että henkilöt, joita vastuuvapaudesta päättäminen koskee, ovat jäävejä (eli esteellisiä) päättämään asiasta. Heillä on kuitenkin oikeus tulla kuulluiksi ennen päätöstä, eikä heitä ole mikään pakko poistaa kokouksesta asiasta päättämisen ajaksi, vaikka tapa onkin melko yleinen ja korrekti varmasti vapaan keskustelun käymiseksi asiassa.
15 § Vaalikokous
Yhdistyksen vaalikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Kokouksen työjärjestys
5. Hallituksen puheenjohtajan valinta seuraavaksi toimikaudeksi
6. Hallituksen muiden jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi
7. Yhdistyksen toimihenkilöiden valinta seuraavaksi toimikaudeksi
8. Kahden (2) tilintarkastajan sekä 1. ja 2. varatilintarkastajan valinta seuraavaksi toimikaudeksi
9. Muut kokouskutsussa mainitut asiat
10. Kokouksen päättäminen
Kommentti: Tämänkin pykälän kohtia voi käyttää suoraan esityslistana. Yleensä on suotavaa, että yhdistyksen kokouksen puheenjohtaja on eri kuin hallituksen puheenjohtaja.
Yksikin tilintarkastaja ja varamies riittää, tilintarkastaja voi olla myös yhteisö. Yhdistysten tapauksessa yleensä riittää "maallikko", eli henkilö, joka ei ole Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja (KHT). Maallikkotilintarkastaja on useimmiten sellainen henkilö, jolla on aiempaa kokemusta yhdistyksistä ja niiden taloudenpidosta.
Tilintarkastaja voi olla yhdistyksen jäsen, mutta hän ei saa olla tehtävään esteellinen. Tilintarkastuslain 24 §:n mukaan esteellisiä ovat mm. hallituksen jäsenten lähisukulaiset, käytännössä myös avopuolisot, sekä luonnollisesti myös ne jotka ovat tekemisissä yhdistyksen varojen kanssa.
Tilintarkastaja(t) on syytä löytää ennen vaalikokousta ja häneltä/heiltä on hyvä saada etukäteen suullinen suostumus tehtävään. Joskus 1. ja 2. varatilintarkastajan sijaan valitaan varsinaisille tilintarkastajille henkilökohtaiset varamiehet, mutta tällöin on olemassa vaara siitä että joudutaan kutsumaan yhdistyksen ylimääräinen kokous koolle kun sekä tilintarkastaja että hänen henkilökohtainen varamiehensä ovatkin yht’äkkiä estyneitä toimeensa.
16 § Oikeudet yhdistyksen kokouksissa
Yhdistyksen kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus kaikilla yhdistyksen jäsenillä ja äänioikeus varsinaisilla jäsenillä siten että jokaisella on yksi ääni. Valtakirjalla ei voi äänestää.
Kokouksen päätöksellä voidaan yhdistykseen kuulumattomalle henkilölle myöntää läsnäolo- sekä puheoikeus.
Kommentti: TKY ei suosittele valtakirjalla äänestämistä, koska se aiheuttaa turhaa säätöä ja mahdollistaa väärinkäytöksiä. Ongelmia tulee siitä, että valtakirjat tulisi todentaa oikeiksi jollain tavalla. Muuten joku voi kokouksen jälkeen tulla sanomaan, ettei ole antanut valtakirjaa ja hänen nimellään on äänestetty. Pahimmassa tapauksessa kaikki äänestykset menevät uusiksi.
Yhdistyslaki 25§: Valtakirjalla äänestäminen ei ole sallittua, jos siitä ei ole säännöissä määrätty.
17 § Päätöksenteko
Yhdistyksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä ellei muualla näissä säännöissä toisin määrätä. Äänten mennessä tasan ratkaisee se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa, vaaleissa kuitenkin arpa.
Kommentti: Yhdistyslaki 27§.
18 § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokouksen kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsu on julkaistava yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla, yhdistyksen sähköpostilistalla sekä TKY:n virallisella ilmoitustaululla vähintään yhtä (1) viikkoa ennen kokousta, Teknillisen korkeakoulun luentokausien ulkopuolella kuitenkin vähintään kahta (2) viikkoa ennen kokousta.
Kommentti: Yleensä on tapana julkistaa myös esityslista kokouskutsun yhteydessä. Yhdistyslaki (24 §) määrää kokouksen kutsumistavasta vain, että ”Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty”. Näin ollen periaatteessa riittää, että kokouskutsu lähetetään kaikille jäsenille sähköpostitse (tai, mikäli jäsenellä ei ole sähköpostiosoitetta tai hän erityisesti näin haluaa, postitse).
Koska yhdistykset toimivat TKY:n piirissä on katsottu kuitenkin vähintäänkin suotavaksi, että kokouksista ilmoitetaan myös TKY:n virallisella ilmoitustaululla. Yhdistys voi käyttää virallisena ilmoitustaulunaan TKY:n virallista ilmoitustaulua. Ks. myös näiden sääntöjen 28 §.
19 § Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous on laillinen ja päätösvaltainen, jos se on yhdistyslain ja näiden sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu.
Kommentti: PRH ei hyväksy, jos yhdistyksen kokouksessa pitää olla paikalla jokin tietty määrä ihmisiä, jotta kokous olisi päätösvaltainen.
20 § Käsiteltävät asiat
Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous julistaa kiireelliseksi vähintään viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä.
Ainoastaan yhdistyksen kokous voi päättää yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta, kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka muun huomattavan omaisuuden luovuttamisesta, hallituksen tai sen jäsenen tai tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, äänestys- tai vaalijärjestyksestä, tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä tai yhdistyksen purkamisesta. Päätöstä näistä tai muista merkittävistä asioista ei voi tehdä, mikäli siitä ei ole mainittu kokouskutsussa.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa tuoda jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Kommentti: Yhdistyslaki 23§, 24§ (ja 30§). Huom! Toisen momentin teksti on viimeistä virkettä lukuunottamatta suoraan yhdistyslain 23 §:stä, jossa ”äänestys- tai vaalijärjestyksestä” tarkoittaa vain postiäänestyksessä tai erillisessä vaalitilaisuudessa noudatettavaa järjestystä. Näiden sääntöjen kontekstissa termi on siis hieman rajoittavampi kuin yhdistyslaissa.
5/6 on havaittu varsin järkeväksi määräenemmistöksi, jottei kokoukseen tuoda käsiteltäväksi kuin oikeasti kiireellisiä asioita.
4 Luku
Hallitus
21 § Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja sihteeri sekä yhdestä seitsemään (1-7) muuta jäsentä. Vain yhdistyksen varsinaiset jäsenet ovat vaalikelpoisia yhdistyksen hallituksen puheenjohtajaksi. Hallituksen jäsenistä vähintään puolet on oltava yhdistyksen varsinaisia jäseniä.
Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.
Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt tai esteellinen.
Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat yhdistyksen ja yhdistyksen hallituksen kokouksista, pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä ja huolehtia arkistosta.
Kommentti: Yhdistyslaki 35§ määrää, että hallituksessa pitää olla vähintään kolme (3) ihmistä. Ainoa pakollinen virka on vain puheenjohtaja. Muita jäseniä voi olla säännöissä määrätty määrä 0-n (yhdistyslaki 8§). Myöskään hallituksen puheenjohtajan ja sihteerin tehtäväkuvaukset eivät ole pakollisia, mutta selventäviä. Toimikauden pituuden voi valita vapaasti, mutta se on määrättävä säännöissä. 1. momentin kaksi viimeistä lausetta eivät ole pakollisia, mutta niitä suosittelemme, jotta päätösvallan lisäksi myös toimeenpanovalta pysyy teekkareilla.
22 § Hallituksen tehtävät
Hallituksen tehtäviin kuuluu:
1. Huolellisesti hoitaa yhdistyksen asioita
2. Edustaa yhdistystä
3. Laatia esitykset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi,
toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi
4. Valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset
5. Hoitaa yhdistyksen taloutta ja omaisuutta
6. Päättää jäseneksi hyväksymisestä lukuun ottamatta kunniajäseniä
7. Valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa ja puuttua näihin tarvittaessa sekä
8. Kutsua yhdistyksen kokoukset koolle tarpeen vaatiessa.
23 § Hallituksen kokoukset
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa, vaaleissa kuitenkin arpa.
24 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä, tai jompikumpi heistä yhdessä jonkun muun hallituksen jäsenen kanssa.
Kommentti: Säännöissä voidaan määrätä myös muunlaisesta käytännöstä, ks. yhdistyslaki 36 §. Nimenkirjoitusoikeutta ei voida myöntää vajaavaltaiselle tai konkurssissa olevalle.
Rekisteröidyn yhdistyksen nimenkirjoittajat on ilmoitettava yhdistysrekisteriin, jonne ei (tietyin poikkeuksin, ks. YL 36 §) saa merkitä nimenkirjoitusoikeuden rajoituksia. Näin ollen aikaisemmin käytössä ollut lisäys ”Hallitus voi myöntää nimenkirjoitusoikeuden yksittäiselle yhdistyksen varsinaiselle jäsenelle tiettyä tarkoitusta varten.” on jätetty pois. Sen sijaan yhdistys voi valtakirjalla valtuuttaa tietyn henkilön tekemään esim. vuokrasopimuksen yhdistyksen nimissä, vaikka tällä henkilöllä ei nimenkirjoitusoikeutta olisikaan.
5 Luku
Toimihenkilöt ja toimikunnat
25 § Asettaminen, toimikausi ja toimintaan osallistuminen
Yhdistyksen kokous tai hallitus voi erityisiä tehtäviä varten asettaa toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, sekä toimikuntien osalta myös vastuuhenkilö.
Kommentti: Hallituksen alaisen toimikunnan toimikausi ei voi jatkua hallituksen toimikauden yli.
26 § Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen
Yhdistyksen kokous voi perustellusta syystä vapauttaa tehtävästä luottamus- tai toimihenkilön tai toimikunnan kesken tämän toimikautta, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava. Hallitus voi vapauttaa vain itse nimittämänsä toimihenkilön tai -kunnan kesken tämän toimikautta.
6 Luku
Hallinto ja talous
27 § Toimi- ja tilikausi
Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.
Kommentti: Hallituksella voi olla eri toimikausi kuin yhdistyksellä, tämä ei yleensä kuitenkaan ole järkevää.
Kirjanpitolaki 4§ määrää tilikauden pituuden ja sen mahdolliset poikkeukset.
28 § Tilintarkastajat
Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen, yhdistyksen ja hallituksen kokousten pöytäkirjat sekä toimintakertomus tilintarkastajille viimeistään kolme (3) viikkoa ennen vuosikokousta.
Tilintarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen, vuosikokoukselle osoitettu lausunto toimittamastaan yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta.
Kommentti: Tilintarkastuslaki 15§ määrää, että tilintarkastajien tulee antaa lausuntonsa kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta. Lisäksi hallituksen on hyväksyttävä ja allekirjoitettava tilinpäätös ennen tilintarkastuslausunnon antamista, tässä tapauksessa siis kolme (3) viikkoa ennen vuosikokousta. (Laissa ei anneta aikarajoja tilinpäätösasiakirjojen luovuttamiseen, mutta tilintarkastajille pitää käytännössä antaa tarpeeksi aikaa tutustua asiakirjoihin, jotta he voivat antaa lausuntonsa.)
Mikäli tilinpäätöksessä on korjattavaa, niin tuon parin viikon aikana on mahdollista tehdä niitä, eli lopullisen lausunnon yhdistyksen kokoukselle valmistuminen mahtuu käytännössä tuohon väliinkin.
7 Luku
Erityisiä määräyksiä
29 § Yhdistyksen tunnukset ja merkit
Yhdistyksen tunnuksista, merkeistä ja virallisesta ilmoitustaulusta päättää yhdistyksen kokous.
Kommentti: Erilaisista tunnuksista ja merkeistä päättämiseen sisältyvät myös niihin mahdollisesti liittyvät ohjesäännöt. Nimenomaan yhdistyksen kokous päättää virallisen ilmoitustaulun paikasta eikä hallitus, koska näin estetään hallitusta kaappaamasta yhdistystä rikkomatta sääntöjä esim. päättämällä itse ensin siirtää virallinen ilmoitustaulu.
Yhdistyksellä ei ole mikään erityinen pakko olla virallista ilmoitustaulua, ja toisaalta ilmoitustaulu ei voi ainakaan vielä olla yksinomaan sähköinen (pelkkä webbisivu). Ks. myös näiden sääntöjen 17 §.
30 § Yhdistyksen päätösten moittiminen
Jos yhdistyksen päätös ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä tai jos se muutoin on lain tai yhdistyksen sääntöjen vastainen, voi yhdistyksen jäsen, hallitus tai hallituksen jäsen nostaa kanteen yhdistystä vastaan päätöksen julistamiseksi pätemättömäksi. Oikeutta moitekanteen nostamiseen ei ole sillä, joka on kokouksessa myötävaikuttanut päätöksen tekemiseen.
Kommentti: Moittimisaika on kolme (3) kuukautta (yhdistyslaki 32§). Myötävaikuttamiseksi kokouksessa katsotaan myös hiljainen hyväksyntä, eli moitekanteen nostaminen edellyttää tällöin käytännössä vaatimusta eriävän mielipiteen kirjaamisesta kokouspöytäkirjaan, joko kokouksessa tai välittömästi sen jälkeen.
31 § Sääntöjen muuttaminen
Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on hyväksytty vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on ollut vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Muutosesityksen pääkohdat on mainittava kokouskutsussa.
Muutosesityksen voi tehdä yhdistyksen hallitus tai vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä kirjallisena hallitukselle. Muutosesitys on käsiteltävä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa.
Kommentti: Yhdistysten sääntöjen hyväksyminen kahdessa peräkkäisessä kokouksessa ei ole pakollista, mutta erittäin suotavaa. Sääntöjen muuttamisesta on mainittava kokouskutsussa. 3/4 enemmistö on asetettu yhdistyslaissa (27 §).
32 § Yhdistyksen purkautuminen
Yhdistys purkautuu, jos yhdistyksen kokous tekee siitä päätöksen vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta.
Kommentti: Tässäkään tapauksessa ¾, 2 ja 30 eivät ole yhdistyslaissa määrättyjä, mutta suosittelemme näitä ohjearvoja. Yhdistyksen purkamisesta on mainittava kokouskutsussa.
Yhdistyksen purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat TKY:lle käytettäväksi näiden sääntöjen 2 § mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta TKY:n toiminnan tukemiseen.
Kommentti: Yhdistyksen ensimmäiseen rekisteriin hyväksymisen edellytyksenä on että varat siirtyvät TKY:lle purkautumisen jälkeen.
33 § Säännöissä määräämättömät asiat
Yhdistyksen toiminnassa noudatetaan näiden sääntöjen lisäksi yhdistyslakia, kirjanpitolakia sekä tilintarkastuslakia.
--
Nämä säännöt on hyväksytty yhdistyksen kokouksissa xx.xx.xxxx ja xx.xx.xxxx, Patentti- ja rekisterihallituksessa xx.xx.xxxx sekä käsitelty TKY:n edustajiston kokouksessa xx.xx.xxxx.
Kommentti: Tämä teksti ei ole mitenkään pakollinen eikä itse asiassa lainkaan osa sääntöjä, mutta se on hyvä loppulisäyksenä, jotta olisi helpompi pysyä selvillä mikä sääntöversio on kyseessä ja tarvittaessa kaivaa esiin mitä kaikkea sääntöjen hyväksymisen yhteydessä on kenties kirjattu pöytäkirjaan. Kannattaa erottaa kohta varsinaisista säännöistä esimerkiksi siguerottimella.
Rekisteröityneen yhdistyksen sääntömuutokset tulevat voimaan, kun PRH on ne rekisteriinsä merkinnyt.