Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan ohje Polyteekkarimuseosta ja Polyteekkariarkistosta
1. Polyteekkarimuseo
1 § Polyteekkarimuseon tarkoitus
Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan (TKY) ylläpitämää esinekokoelman ja näyttelyn muodostamaa kokonaisuutta kutsutaan nimellä Polyteekkarimuseo. Polyteekkarimuseo on kulttuurihistoriallinen erikoismuseo.
Ylioppilaskunnalla tarkoitetaan näissä säännöissä TKY:tä ja sen edeltäjiä, hallitusta jaostoineen, toimikuntia ja työryhmiä, osakuntia, kiltoja, kerhoja sekä muita sen piirissä toimivia tai toimineita yhdistyksiä ja yhteisöjä. Teekkaritoiminnalla tarkoitetaan näissä säännöissä edellä mainittujen tahojen ja lisäksi TKY:n piirissä toimivien tai toimineiden yksityisten henkilöiden aikaansaannoksia.
Polyteekkarimuseon ensisijaisena tarkoituksena on esitellä, tallettaa ja tutkia teekkaritoimintaan liittyviä ja siihen vaikuttaneille henkilöille kuuluneita esineitä ja asiakirjoja ylläpitämällä pysyvää näyttelyä. Polyteekkarimuseon tavoitteena on välittää tietoa teekkaritoiminnasta ja sen historiasta paitsi ylioppilaskunnan jäsenille ja ylioppilasyhteisöille myös muille tieteellisille yhteisöille, yksittäisille tutkijoille sekä muille aihepiiristä kiinnostuneille.
Polyteekkarimuseo voi myös esitellä, tallettaa ja tutkia Teknillisessä korkeakoulussa tai sen edeltäjissä harjoitettuun opiskelu- ja tutkimustoimintaan liittyviä sekä tähän toimintaan vaikuttaneille henkilöille kuuluneita asiakirjoja ja esineistöä.
Polyteekkarimuseon esinekokoelma järjestetään siten, että materiaaliin kohdistuva tieteellinen tutkimus on mahdollista tavanomaisen museo- ja arkistokäytännön mukaisesti.
Polyteekkarimuseon toimijat voivat osallistua alan seminaareihin, järjestää tutkijavaihtoa sekä julkaista alan kirjallisuutta.
2 § Polyteekkarimuseon hallinto
Polyteekkarimuseon hallinnosta vastaa TKY:n hallitus. TKY:n hallitus linjaa Polyteekkarimuseon toiminnan suuntaviivat sekä määrittää Polyteekkarimuseon tavoitteet TKY:n sääntöjen pohjalta.
TKY:n hallitus nimittää vuosittain museotoimikunnan puheenjohtajan eli intendentin. Intendentti kokoaa vapaaehtoisista koostuvan museotoimikunnan, joka vastaa käytännön museotyöstä. TKY:n hallitus nimittää museotoimikunnan intendentin esityksestä. Intendentin ja museotoimikunnan jäsenten eli apualaisintendenttien pisin mahdollinen toimikausi on kolme vuotta. Intendentti on teekkarijaoston jäsen. Intendentti raportoi museotoimikunnan toiminnasta teekkarijaostolle, jonka kautta tieto välittyy TKY:n hallitukselle.
Polyteekkarimuseon budjetoinnista, toimintasuunnitelman ja toimintakertomusten laadinnasta vastaavat yhdessä intendentti, arkistonhoitaja sekä TKY:n museoasioista vastaava sihteeri, jotka esittelevät kyseiset dokumentit TKY:n hallitukselle yhteistyössä TKY:n hallituksen museoasioista vastaavan jäsenen kanssa.
3 § Museotoimikunta
Museotoimikunta on nykyisten aktiivisten museotoimijoiden toimikunta.
Museotoimikunta ylläpitää perusnäyttelyä, suunnittelee museon toiminnan sekä ideoi, suunnittelee ja toteuttaa vaihtuvia näyttelyitä. Lisäksi toimikunta on vastuussa museon näyttelyiden esittelystä ja markkinoinnista. Museotoimikunta on myös mukana teekkarihistorian yleisessä esittelyssä ja markkinoinnissa.
Museotoimikunnan muodostavat
- intendentti (puheenjohtaja)
- apulaisintendentit (jäsenet)
Arkistonhoitajalla ja TKY:n hallituksen museoasioista vastaavalla jäsenellä sekä TKY:n museoasioista vastaavalla sihteerillä on toimikautensa ajan museotoimikunnan kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus.
Polyteekkarimuseossa voi toimia myös museofukseja ja muita museotoiminnasta kiinnostuneita intendentin ja museotoimikunnan valvonnassa.
Intendentti kutsuu koolle museotoimikunnan kokoukset ja johtaa puhetta kokouksissa sekä allekirjoittaa kokouksien pöytäkirjat yhdessä kokouksen sihteerin kanssa.
Museotoimikunnan kokouspöytäkirjat toimitetaan teekkarijaostolle tiedoksi, josta ne päätyvät TKY:n hallituksen pöytäkirjan liitteeksi.
Arkistonhoitaja antaa ohjeet Polyteekkarimuseon esineiden ja asiakirjojen käsittelyyn liittyvistä käytännön kysymyksistä.
Museotoimikunta kokoontuu vähintään kerran kuukaudessa lukukausien aikana.
Museotoimikunta voi esittää TKY:n hallitukselle, että palveluksensa päättäneelle intendentille tai apulaisintendentille myönnetään emeritusintendentin arvo. Arvo myönnetään kunnianosoituksena Polyteekkarimuseon hyväksi tehdyistä merkittävistä palveluksista aktiivisen toimikauden päättymisen jälkeen. [Emeritus lat. täysinpalvellut, eläkkeelle siirtynyt (virkamies).]
4 § Museojäärien neuvosto
Museojäärien neuvosto on entisistä aktiivisista museotoimijoista koottu asiantuntijaelin, joka keskustelee ja antaa vastauksia intendentin esittämiin aiheisiin.
Museojäärien neuvostoon kuuluvat etuoikeutettuina Polyteekkarimuseon emeritusintendentit. Neuvoston jäseneksi kutsutaan vuosittain enintään kolme Polyteekkarimuseota kohtaan aktiivista kiinnostusta esittänyttä henkilöä. TKY:n hallitus nimittää museojäärien neuvoston uudet jäsenet museotoimikunnan esityksestä. Jäsenyys on elinikäinen. Jäsen voi pyytää eroa neuvostosta TKY:n hallitukselta.
Arkistonhoitajalla ja TKY:n hallituksen museoasioista vastaavalla jäsenellä ja TKY:n museoasioista vastaavalla sihteerillä on museojäärien neuvoston kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus toimikautensa ajan.
Museojäärien neuvosto kokoontuu vähintään kerran vuodessa intendentin koolle kutsumana. Museojäärien neuvoston kokous on kutsuttava koolle vähintään kuukautta ennen kokousta. Kutsu on toimitettava neuvoston jäsenille ainakin sähköpostilla. Museojäärien neuvoston jäsenet ovat itse velvollisia pitämään huolta siitä, että heidän henkilötietonsa ovat TKY:llä ajantasaiset.
Museojäärien neuvosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Museojäärien neuvoston kokoontuu pääsääntöisesti joko TKY:n Polyteekkariarkistolla tai Polyteekkarimuseolla.
Museojäärien neuvoston kokoontumisten aiheina voivat olla esimerkiksi esineiden tunnistaminen, historian tapahtumien valottaminen sekä muut Polyteekkarimuseota koskevat aiheet, jotka intendentti on kutsussa maininnut.
2. Polyteekkariarkisto
5 § Tarkoitus
Polyteekkariarkisto huolehtii TKY:n hallussa olevasta historiallisesta arkistomateriaalista. Polyteekkariarkisto on päätearkisto, jonka arkistoluetteloon merkityt dokumentit säilytetään ikuisesti. TKY:n toimijoiden käytössä oleva käsiarkisto on kunkin toimijan omalla vastuulla, kunnes pysyvästi säilytettävät dokumentit on siirretty päätearkistoon.
Polyteekkariarkisto on soveltuvin osin avoin tutkimusarkisto ja arkiston pääasiallisena tarkoituksena on edesauttaa teekkaritoimintaa koskevan tiedon säilymistä ja leviämistä. Arkistotoiminta järjestetään siten, että asiakirjojen ja kuvallisten dokumenttien säilyminen varmistetaan. Polyteekkariarkiston käytöstä ja järjestyksestä päättää arkistonhoitaja.
6 § Polyteekkariarkiston hallinto
TKY:n Polyteekkariarkistoa hoitaa arkistonhoitaja esimiehenään TKY:n pääsihteeri. Arkistonhoitaja on museo- tai arkistoalan koulutuksen saanut tai alalla kokemusta hankkinut henkilö. Arkistonhoitajan nimittää ja hänen toimikautensa määrittelee TKY:n hallitus.
7 § Polyteekkariarkiston muodostuminen
Polyteekkariarkisto koostuu TKY:n arkistosta, joka on päätearkisto sekä Polyteekkarimuseon esinekokoelmasta.
8 § Vastuu arkistotoimesta
Arkistonhoitaja valvoo, ohjaa ja kehittää Polyteekkariarkiston toimintaa.
Jokainen TKY:n palveluksessa tai luottamustoimessa oleva on vastuussa käsittelemistään ja hallussaan olevista asiakirjoista ja tekee päätökset oman toimialansa pysyvästi arkistoitavista asiakirjoista näiden sääntöjen mukaisesti. Tilapäisten valiokuntien, toimikuntien, työryhmien ja vastaavien sihteerit ovat niiden arkistotoimen vastuuhenkilöitä.
Arkistomateriaalista vastaavat viime kädessä TKY:n hallitus ja pääsihteeri.
Esinekokoelman hallinta edellyttää kattavan esineluettelon ylläpitoa ja esineiden merkitsemistä luetteloa vastaavilla numeroilla.
Polyteekkarimuseon esinekokoelman esineluettelon ylläpidosta vastaa arkistonhoitaja.
Numerointi suoritetaan merkinnällä PM 1234 : 12, jossa PM tarkoittaa Polyteekkarimuseota, 1234 päänumeroa ja mahdollinen kaksoispisteen jälkeinen numero alanumeroa. Luettelon tarkoituksena on tallettaa kaikki mahdollinen esineeseen liittyvä tieto ja tunnisteet. Luettelo säilytetään ikuisesti.
9 § TKY:n Polyteekkariarkisto
TKY:n Polyteekkariarkisto koostuu asiakirja-arkistosta sekä esinearkistosta.
Asiakirjoilla tarkoitetaan arkistolain mukaisia kirjallisia ja kuvallisia sekä sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatuja esityksiä, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai teknisin apuvälinein ymmärrettävissä.
Asiakirja-arkisto muodostuu ensisijaisesti niistä TKY:n asiakirjoista, jotka ovat syntyneet ylioppilaskunnan toiminnan tuloksena tai saapuneet sille ylioppilaskunnan tehtävien johdosta.
TKY tarjoaa päätearkistopalveluja killoille ja muille TKY:n yhdistyksille ja voi ottaa säilytettäväksi näiden arkistomateriaalia. Materiaalin tulee olla valmiiksi järjestetty saapuessaan päätearkistoon.
Polyteekkariarkistoon voidaan myös tallettaa Teknillisen korkeakoulun harjoittaman opetus- ja tutkimustoiminnan yhteydessä syntynyttä asiakirja- ja kuvamateriaalia sekä tähän toimintaan liittyneiden henkilöiden jälkeensä jättämiä dokumentteja.
Tämä sääntö ei kata niitä TKY:n talous-, henkilöstö- ja kiinteistöhallinnon asiakirjoja, joiden hoito on järjestetty muulla tavoin.
Esinearkisto muodostuu ensisijaisesti niistä TKY:n esineistä, jotka ovat ylioppilaskunnan itse valmistamia ja tilaamia sekä oman toiminnan tuloksena syntyneitä, teekkaritoimintaan liittyviä esineitä ja joilla katsotaan olevan erityistä merkitystä. Kokoelmiin kuuluu myös ulkopuolisilta tahoilta lahjoituksina saatuja esineitä.
Esinearkistoon voidaan tallettaa myös Teknillisen korkeakoulun harjoittaman opiskelu- ja tutkimustoiminnan yhteydessä syntynyttä sekä tähän toimintaan vaikuttaneille henkilöille kuulunutta esineistöä.
Esineitä voidaan siirtää esinearkiston ja Polyteekkarimuseon esinekokoelman välillä.
10 § Kirjasto
Polyteekkariarkiston yhteydessä toimiva Polyteekkarimuseon kirjasto on vuonna 1862 perustettu aatteellinen ja tieteellinen kirjasto, jonka tarkoituksena on kerätä tutkijoiden käyttöön kirjallisia teoksia ja julkaisuja sekä äänitteitä.
Kirjaston kokoelmat muodostuvat ylioppilaskunnan tai korkeakoulun julkaisemista kirjoista ja lehdistä sekä ylioppilaskuntaan, teekkarikulttuuriin, opiskeluun tai muihin läheisiksi katsottuihin aihepiireihin liittyvistä teoksista.
Kirjasto on käsikirjasto eikä harjoita lainaustoimintaa.
Kirjaston hoidosta vastaa arkistonhoitaja, joka ylläpitää luetteloa kirjaston teoksista.
11 § Polyteekkarimuseon esinekokoelma
Esinekokoelmaan kuuluu ylioppilaskunnan toiminnan tuloksena syntynyttä, TKY:n omistamaa esineistöä sekä Polyteekkarimuseossa esillä olevia asiakirjoja.
Esineillä tarkoitetaan tässä ylioppilaskunnan itse valmistamia ja tilaamia sekä oman toiminnan tuloksena syntyneitä teekkaritoimintaan liittyviä esineitä, joilla katsotaan olevan erityistä merkitystä. Kokoelmiin kuuluu myös ulkopuolisilta tahoilta lahjoituksina saatuja esineitä.
Esinekokoelmaan voidaan tallettaa myös Teknillisen korkeakoulun harjoittaman opiskelu- ja tutkimustoiminnan yhteydessä syntynyttä sekä tähän toimintaan vaikuttaneille henkilöille kuulunutta esineistöä.
Museon näyttelytilassa esillä olevat esineet ovat osa Polyteekkarimuseon esinekokoelmaa. Tämän lisäksi esinekokoelmaa on sijoitettuna Polyteekkarimuseon varastoihin. Osa esinekokoelmaan kuuluvista esineistä on edelleen käytössä esimerkiksi TKY:n eri tiloissa ja Wanhalla Polilla Helsingissä osoitteessa Lönnrotinkatu 29.
Esinekokoelmaa voidaan täydentää TKY:n Polyteekkariarkistosta, ja esinekokoelmasta poistuvat esineet siirtyvät TKY:n Polyteekkariarkistoon. Päätökset esineluetteloon otettavista tai sieltä poistettavista esineistä tekee arkistonhoitaja TKY:n hallituksen linjausten mukaisesti.
12 § Asiakirjojen sekä esineiden käyttäminen ja lainaaminen
TKY:n julkiset asiakirjat ovat niitä tarvitsevien käytettävissä. TKY:n hallitus päättää asiakirjojen julkisuudesta tavalla, joka on tarkemmin määritelty TKY:n hallinto-ohjesäännössä. Arkistonhoitaja antaa pyydettäessä julkisista asiakirjoista kopioita erikseen määrättyyn hintaan.
TKY:n esinearkistosta voidaan lainata esineitä ulkopuolisille tahoille erillisellä sopimuksella. Arkistonhoitaja ja museotoimikunnan puheenjohtaja tekevät päätökset ja sopimukset esinelainoista TKY:n hallituksen linjausten mukaisesti.
Päätearkistoon talletettuja kiltojen ja muiden yhdistysten asiakirjoja voidaan lainata kyseisten yhdistysten hallituksen päätöksellä.
3. Polyteekkarimuseon näyttely
13 § Tarkoitus
Polyteekkarimuseon näyttely esittelee ylioppilaskuntaan ja teekkaritoimintaan liittyviä asioista. Näyttely voi esitellä myös teknillisen alan ja arkkitehtuurin opiskelun historiaan liittyviä asioita. Näyttelyn tarkoituksena on kohottaa teekkarihenkeä, innostaa yleisöä teknillisten tieteiden ja arkkitehtuurin pariin sekä tarjota yleisölle ja alan tutkijoille mahdollisuus tutustua vaivattomasti esineistöön.
14 § Näyttelyn sisältö
Näyttely koostuu perusnäyttelystä ja mahdollisista vaihtuvista näyttelyistä.
Perusnäyttelyn tarkoituksena on esittää kattava kuva ylioppilaskunnan historiasta ja teekkaritoiminnasta.
Vaihtuvissa näyttelyissä tuodaan esille ajankohtaisia tai muuten mielenkiintoisia kokonaisuuksia, jotka liittyvät teekkaritoimintaan, teknillisten tieteiden ja arkkitehtuurin opiskeluun ja tutkimukseen tai ylioppilaskunnan ja Teknillisen korkeakoulun historiaan liittyviin henkilöihin.
Näyttelyssä voi olla esillä myös Polyteekkarimuseon esinekokoelmaan tai Polyteekkariarkistoon kuulumattomia esineitä tai asiakirjoja.
15 § Näyttelyn sijainti
Polyteekkarimuseon näyttely sijaitsee pääsääntöisesti Polyteekkarimuseon näyttelytilassa. Polyteekkarimuseolla voi olla näyttelyitä myös muissa sopivissa tiloissa.
16 § Vastuu näyttelystä
Vastuu Polyteekkarimuseon näyttelystä on museotoimikunnalla, joka huolehtii näyttelystä ja sen kehittämisestä sekä vaihtuvista näyttelyistä TKY:n hallituksen linjausten mukaisesti.
4. Polyteekkarimuseon ja Polyteekkariarkiston lakkauttaminen
17 § Polyteekkarimuseon lakkauttaminen
Mikäli Polyteekkarimuseon ylläpito lopetetaan, esineistö ja asiakirjat siirtyvät takaisin osaksi Polyteekkariarkiston esine- ja asiakirjakokoelmia. Polyteekkarimuseolla tai museolta lainassa olleet esineet ja asiakirjat palautetaan omistajilleen.
18 § Polyteekkariarkiston lakkauttaminen
Mikäli Polyteekkariarkiston ylläpito lopetetaan, esineistö ja asiakirjat säilyvät edelleen TKY:n omaisuutena. TKY tekee tällöin päätökset esineiden ja asiakirjojen sijoituksesta.
Tämä Polyteekkarimuseon ja Polyteekkariarkiston ohje on hyväksytty TKY:n hallituksen kokouksessa 13/2007 päivämäärällä 26.4.2007 ja se kumoaa aiemman Polyteekkarimuseon ja arkiston ohjesäännön.