Yhdistysohjesääntö
I Luku. Yleistä
1 § Soveltamisala
Tätä ohjesääntöä noudatetaan Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskunnan (jäljempänä ylioppilaskunta) yhdistysasioissa.
Tässä ohjesäännössä käytetään killoista, kerhoista, yhdistyksistä ja muista tahoista selvyyden vuoksi nimeä yhdistys. Ylioppilaskunnan piirissä toimivien yhdistysten, jotka on merkitty ylioppilaskunnan yhdistysluetteloon, on noudatettava tämän ohjesäännön vaatimuksia.
Yhdistysluettelon toista rekisteriä koskevia määräyksiä sovelletaan myös muihin yhdistyksen tapaisiin henkilöyhteenliittymiin.
2 § Yhdistysluettelo
Ylioppilaskunnan läheisyydessä toimivat yhdistykset on merkitty ylioppilaskunnan yhdistysluetteloon. Yhdistysluettelo on jaettu ensimmäiseen ja toiseen rekisteriin.
Järjestöasioista vastaava sihteeri tarkistaa koko yhdistysluettelon vuosittain yhdistysilmoitusten perusteella.
Ylioppilaskunnan edustajisto päättää yhdistysten hyväksymisestä yhdistysluetteloon ja sieltä poistamisesta edustajiston työjärjestyksessä määrätyllä tavalla.
II Luku. Yhdistysluettelon ensimmäinen rekisteri
3 § Kelpoisuus ensimmäiseen rekisteriin
Jotta yhdistys voidaan hyväksyä ylioppilaskunnan yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin, tulee sen tarkoituksen, toiminnan ja sen tukemisen olla ylioppilaskunnan tarkoitusperien, lain ja hyvien tapojen mukaisia. Kaikkien ylioppilaskunnan jäsenten on halutessaan voitava liittyä yhdistyksen äänivaltaiseksi jäseneksi. Lisäksi yhdistyksen äänivaltaisten jäsenten tulee olla ylioppilaskunnan jäseniä. Yhdistyksen purkauduttua tai tultua lakkautetuksi sen varojen tulee siirtyä ylioppilaskunnalle käytettäväksi yhdistyksen sääntöjen mukaiseen toimintaan tai sen ollessa mahdotonta ylioppilaskunnan toiminnan tukemiseen.
Näistä ehdoista voidaan tehdä poikkeus vain erittäin painavista syistä, jotka ovat yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisia. Nämä perustelut tulee kirjata edustajiston päätökseen.
4 § Hakeminen ensimmäiseen rekisteriin
Mikäli yhdistys haluaa tulla merkityksi ylioppilaskunnan yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin, pitää yhdistyksen hakea tätä ylioppilaskunnan edustajistolta kirjallisesti. Hakemukset toimitetaan järjestöasioista vastaavalle sihteerille. Hakemukseen liitetään yhdistyksen perustamiskirja, virkailijaluettelo, säännöt sekä voimassa oleva toimintasuunnitelma. Lisäksi yhdistyksen tulee ilmoittaa, paljonko yhdistyksessä on äänivaltaisia ja muita jäseniä. Jos kyseessä on rekisteröity yhdistys, on hakemukseen liitettävä myös jäljennös rekisteriviranomaisen päätöksestä merkitä yhdistys yhdistysrekisteriin tai jäljennös tällaisesta anomuksesta.
Edustajisto voi olla hyväksymättä yhdistystä yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin, mikäli yhdistys ei täytä edellä mainittuja kriteereitä, mikäli yhdistysluettelossa on jo samaa tarkoitusta varten oleva yhdistys, tai muusta painavasta syystä. Hylkäävän päätöksen perustelut on merkittävä edustajiston päätökseen ja ilmoitettava yhdistykselle.
Jos edustajisto ei hyväksy yhdistystä yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin, voi edustajisto hyväksyä yhdistyksen yhdistysluettelon toiseen rekisteriin ilman erillistä hakemusta.
5 § Ensimmäisen rekisterin yhdistysten edut
Yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin merkityillä yhdistyksillä on mahdollisuus käyttää kaikkia ylioppilaskunnan yhdistyspalveluja. Yhdistyspalveluihin kuuluu
- yhdistyskoulutus
- neuvonta ja muu tuki
- toimisto- ja atk-palvelut
- pakettiauton ja kertavuokrattavien tilojen vuokraus ylioppilaskunnalta
- pakettiauton ja kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset (tilakähmyt) kahdesti vuodessa sekä
- kerho- ja varastotilojen vuokraus ylioppilaskunnalta
Vain ensimmäiseen rekisteriin merkityillä yhdistyksillä on mahdollisuus hakea ylioppilaskunnalta toiminta-avustusta, starttirahaa tai matka- ja urheilutapahtuma-avustusta.
6 § Ensimmäisen rekisterin yhdistysten velvoitteet
Yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin merkityn yhdistyksen tulee toimittaa yhdistysilmoitus järjestöasioista vastaavalle sihteerille vuosittain maaliskuun loppuun mennessä. Yhdistysilmoituksessa tulee olla ainakin yhdistyksen virkailijaluettelo, vapaamuotoinen toimintakertomus, tilinpäätös, toimintasuunnitelma, voimassa olevat säännöt ja hallituksen suora sähköpostiosoite. Lisäksi yhdistyksen tulee ilmoittaa yhdistyksen äänivaltaisten ja muiden jäsenten määrä vuosittain.
Yhdistyksen tulee toimittaa sääntömuutoksensa välittömästi järjestöasioista vastaavalle sihteerille, jotta ylioppilaskunnan edustajisto voi tarkistaa yhdistyksen kelpoisuuden ensimmäiseen rekisteriin.
Jos ensimmäiseen rekisteriin merkitty yhdistys purkautuu tai tulee lakkautetuksi, on sen välittömästi ilmoitettava tästä ylioppilaskunnan edustajistolle yhdistysluettelosta poistamista varten.
Yhdistyksen tulee pitää jäsenistään jäsenluetteloa yhdistyslaissa määrätyllä tavalla.
7 § Ensimmäisestä rekisteristä poistuminen ja poistaminen
Yhdistys voi poistua ensimmäisestä rekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti ylioppilaskunnan edustajistolle.
Edustajisto voi poistaa yhdistyksen ensimmäisestä rekisteristä, jos yhdistys ei ole toimittanut yhdistysilmoitusta määräaikaan mennessä järjestöasioista vastaavalle sihteerille tai jos yhdistys ei enää täytä tämän ohjesäännön sille asettamia vaatimuksia. Perustelut rekisteristä poistamiseen on merkittävä edustajiston päätökseen ja ilmoitettava yhdistykselle.
8 § Kilta-asema
Ylioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys voi anoa kilta-asemaa.
Ylioppilaskunnan edustajisto voi myöntää kilta-aseman yhdistykselle, joka täyttää yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin pääsemisen ehdot ja lisäksi
- edustaa kattavasti yhden tai useamman tutkinto-ohjelman opiskelijoita
- ajaa heidän etujaan tutkinto-ohjelmissa, laitoksilla, tiedekunnissa, korkeakoululla ja ammatillisissa yhteyksissä
- pitää yhteyttä elinkeinoelämään sekä
- edistää reipasta teekkarikulttuuria
Yhdistyksen tulee täyttää nämä ehdot säilyttääkseen kilta-asemansa.
Yhdistyksellä, jolla on kilta-asema, on oikeus ja velvollisuus järjestää fuksikasvatusta sekä lähettää edustajia ylioppilaskunnan killoille tarjoamiin yhteistyöfoorumeihin. Killoilla on oikeus kiltakummeihin sekä velvollisuuksien hoitamiseen tarvittaviin korkeampiin toiminta-avustuksiin.
III Luku. Yhdistysluettelon toinen rekisteri
9 § Kelpoisuus toiseen rekisteriin
Jos yhdistys ei ole kelpoinen yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin, voidaan yhdistys tämän ohjesäännön edellytyksin merkitä yhdistysluettelon toiseen rekisteriin.
Yhdistys voidaan hyväksyä yhdistysluettelon toiseen rekisteriin, mikäli sen toiminta on opiskelijatoimintaa, siinä toimii ylioppilaskunnan jäseniä ja yhdistyksen tarkoitus, toiminta ja sen tukeminen on ylioppilaskunnan tarkoitusperien, lain ja hyvien tapojen mukaisia.
10 § Hakeminen toiseen rekisteriin
Mikäli yhdistys haluaa tulla merkityksi yhdistysluettelon toiseen rekisteriin, pitää yhdistyksen hakea sitä ylioppilaskunnan edustajistolta kirjallisesti. Hakemukset toimitetaan järjestöasioista vastaavalle sihteerille. Hakemukseen liitetään yhdistyksen virkailijaluettelo, voimassa olevat säännöt sekä yhdistyksen vapaamuotoinen, voimassaoleva toimintasuunnitelma.
Edustajisto voi olla hyväksymättä yhdistystä yhdistysluettelon toiseen rekisteriin, mikäli yhdistys ei täytä edellä mainittuja kriteerejä, mikäli yhdistysluettelossa on jo samaa tarkoitusta varten oleva yhdistys, tai muusta painavasta syystä. Hylkäävän päätöksen perustelut on merkittävä edustajiston päätökseen ja ilmoitettava yhdistykselle.
11 § Toisen rekisterin yhdistysten edut
Toiseen rekisteriin merkityillä yhdistyksillä on mahdollisuus saada ylioppilaskunnalta samat edut kuin yksittäisellä ylioppilaskunnan jäsenellä sekä lisäksi toimisto- ja atk-palveluita, yhdistyskoulutusta ja neuvontaa.
Toiseen rekisteriin merkityillä yhdistyksillä on myös mahdollisuus anoa erittäin perustelluista syistä ylioppilaskunnalta projektiavustusta, varasto- ja kerhotilaa sekä lupaa osallistua järjestötilojen ennakkovarauksiin. Näiden myöntämisessä otetaan huomioon yhdistyksen jäsenpohja, avoimuus, toiminnan laajuus ja teekkarihenkisyys sekä hyöty koko teekkariyhteisölle, eikä niitä myönnetä kuin todelliseen tarpeeseen. Perusteet myöntämiselle kirjataan päätökseen.
12 § Toisen rekisterin yhdistysten velvoitteet
Yhdistysluettelon toiseen rekisteriin merkityn yhdistyksen tulee toimittaa järjestöasioista vastaavalle sihteerille vuosittain maaliskuun loppuun mennessä yhdistysilmoitus. Yhdistysilmoituksessa tulee olla ainakin yhdistyksen virkailijaluettelo, vapaamuotoinen toimintakertomus, toimintasuunnitelma, voimassa olevat säännöt ja hallituksen suora sähköpostiosoite. Yhdistysilmoituksesta on myös käytävä ilmi, että yhdistyksessä toimii edelleen ylioppilaskunnan jäseniä.
Jos yhdistys purkautuu tai tulee lakkautetuksi, pitää yhdistyksen ilmoittaa siitä välittömästi ylioppilaskunnan edustajistolle luettelosta poistamista varten.
13 § Toisesta rekisteristä poistuminen ja poistaminen
Yhdistys voi poistua toisesta rekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti ylioppilaskunnan edustajistolle.
Edustajisto voi poistaa yhdistyksen toisesta rekisteristä, jos yhdistys ei ole toimittanut yhdistysilmoitusta määräaikaan mennessä järjestöasioista vastaavalle sihteerille tai jos yhdistys ei enää täytä tämän ohjesäännön sille asettamia vaatimuksia. Perustelut rekisteristä poistamiseen on merkittävä edustajiston päätökseen ja ilmoitettava yhdistykselle.
IV Luku. Erityisiä määräyksiä
14 § Talous
Yhdistykset vastaavat itse toiminnastaan ja taloudestaan.
Jokainen yhdistysluetteloon merkitty yhdistys on kirjanpitovelvollinen. Kirjanpidon on noudatettava kirjanpitolainsäädännön ja yhdistyslain määräyksiä.
Tilinpäätös on tehtävä siten, että yhdistyksen taloudellinen asema tilinpäätöshetkellä tulee riittävästi todennettua. Tilinpäätöksen on noudatettava kirjanpitolakia. Yhdistyksen tulee pitää luetteloa omaisuudestaan.
Tilintarkastus suoritetaan kolmen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylioppilaskunnan hallituksella on oikeus tarkastaa yhdistysluettelon ensimmäiseen rekisteriin merkityn yhdistyksen tilit.
15 § Yhdistysten yhdistyminen vuosina 2008 ja 2009
Mikäli yhdistysluetteloon merkitty yhdistys yhdistyy vuonna 2008 tai 2009 Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnan tai Taideteollisen korkeakoulun ylioppilaskunnan piirissä toimivan vastaavanlaista toimintaa harjoittavan yhdistyksen kanssa, ylioppilaskunnan edustajisto voi merkitä muodostuvan yhdistyksen siihen rekisteriin, jossa yhdistysluettelossa ollut yhdistys oli ennen yhdistymistä.
Lisäksi yhdistyminen voidaan hyväksyä 3 § toisessa momentissa mainituksi erittäin painavaksi syyksi poiketa 3 § mainituista kelpoisuusehdoista.
16 § Ohjesäännön muuttaminen ja voimaantulo
Muutoksia tähän ohjesääntöön voidaan tehdä edustajiston kokouksessa ehdottomalla enemmistöllä.
Tällä ohjesäännöllä kumotaan TKYE 7/2006 hyväksytty yhdistysohjesääntö. Tämä ohjesääntö on hyväksytty TKY:n edustajiston kokouksessa 9/2008, 13.11.2008.